Periodismo Para Pensar


Publicaciones
Teoría General de la Administración
Omar Flores M
omar@unamosapuntes.zzn.com

. ¿Qué son las Relaciones Públicas?
. Teoría de las Relaciones Públicas

.
Marketing


Diagnóstico situacional estratégico - Metodología para el análisis FODA pdf

Menú


Teoría general de la administración

La teoría organizacional comprende el estudio comparativo entre la teoría clásica, la escuela estructuralista, el enfoque sistemático, el enfoque contingente y en general de todas las corrientes que estudian a las organizaciones.

La teoría general de la administración es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de la administración en general.  La TGA se encarga del estudio de las organizaciones.

 La TGA estudia la administración de las empresas y demás tipos de organización desde el punto de vista de interacción e interdependencia entre las cinco variables principales que son: Tarea, Estructura, Personas, Tecnología y  Ambiente.

 El comportamiento de estas se sistemático y complejo, cada cual influencia y es influenciado por los otros componentes.  La modificaciones en uno de ellos provoca modificaciones en mayor o menor grado en los demás.

NOTA: Se dice que algo es formal cuando esta dentro de una organización.

Administrador: La organización es una ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo específico.

Un ejemplo son las universidades, escuelas, gremios, oficinas gubernamentales, iglesias, grandes corporaciones.

CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LAS ORGANIZACIONES:

1.- Tienen un propósito definido,
2.- Este se expresa en términos de una meta.
3.- Están compuestos por personas.
4.- Arreglo estructural, sistemático que define y limita el comportamiento de sus miembros.

Administradores que trabajan en una organización no siendo todos los miembros de esta.

Miembros de la organización:

OPERATIVOS: Trabajan en cualquier tarea o trabajo sin tener que supervisar personas.

ADMINISTRADORES: Dirigen actividades de otros.
1a. línea: Supervisores, planta capataz y equipo atlético entrenador.
Nivel medio: Jefe de departamento, líder de proyecto, jefe de unidad, administrador de distrito.
Nivel alto: Vicepresidente, presidente canciller, director administrativo, etc.

SISTEMA: Es una unidad como una empresa.  Es decir es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para el logro de los objetivos.

Sólo logra objetivos------Acto administrativo.  

Grupo de personas se convierten en organización---Clara organización---Logro de los objetivos en el organismo social.  

Cualquiera que sea el nivel que ocupe el dirigente dentro de un organismo social tendrá determinado grado de responsabilidad en la administración del organismo.  

Todo dirigente de un grupo al tratar de lograr los objetivos con la colaboración de otros se convierte en administrador profesional.  

El empírico se guía por su experiencia, conocimientos, filosofía, para dirigir al grupo.  Su administración puede ser deficiente o eficiente.  

Debe de poseer un conjunto de conocimientos sistematizados para planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del grupo con el fin de lograr los objetivos.  

El estudio de la administración sirve para que la persona pueda lograr sus objetivos personales mejorando sus actos administrativos.

 La administración comprende la interrelación de hombres y recursos para el logro de los objetivos.  Existe una dirección hacia objetivos a través de personas mediante técnicas y dentro de una organización de ahí se utiliza el proceso administrativo para todo esto de donde se deriva una serie de pasos interrelacionados que llevan a una función.

 La administración es el subsistema dentro del sistema organizacional, que comprende a toda la organización y es la fuerza que enlaza a todos los demás subsistemas.

 Una organización comprende la coordinación de :

a) Recursos materiales, humanos y financieros para el logro de los objetivos.
b) Relacionar a la organización con su ambiente y responder a las necesidades de la sociedad.
c) Desarrollar un clima organizacional en el que el individuo pueda alcanzar sus fines individuales y colectivos.
d) Desempeñar ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, organizar, instrumentar, y controlar.
e) Desempeñar varios roles interpersonales de información y descripción.

¿Qué es un sistema?  Es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí.

Ciencias que apoyan a la administración:  Informática, contabilidad, sociología, filosofía, economía, derecho, geografía, Matemáticas, estadística, e investigación de operaciones, ingeniería industrial, entre muchas otras.

¿Qué es un subsistema?  Son partes interrelacionadas que trabajan dependientes e independientes a la par con otro subsistema para lograr un subsistema.

 La organización esta orientada a ciertas metas de individuos.  Subsistema psicosocial  son individuos que se organizan socialmente.

¿Qué implica la dirección hacia los objetivos?  Se habla de autoridad, de responsabilidad, motivación, liderazgo, donde hay una persona que dirige a los empleados para llegar a los objetivos de la organización por medio de los instrumentos tecnológicos, financieros.

Al ver a la organización como un sistema, podemos decir que es:

a) Un subsistema incierto en su medio
b) Orientado hacia ciertas metas, individuos con cierto propósito, incluyendo:
c) Un subsistema técnico en el que los individuos utilizan conocimientos, técnicas, equipos e instalaciones
d) Un subsistema estructural en donde los individuos trabajan juntos en actividades integradas,
e) Un subsistema psicosocial en donde los individuos se interrelacionan socialmente y son coordinados por:
f) Un subsistema administrativo que planea y controla el esfuerzo global.


Dirección general

Las áreas de actividades o áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.  Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas, las más comunes y usuales en todas las empresas son: producción, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas.

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de una área específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son:

PRODUCCIÓN: Es aquella que formula y desarrolla los métodos más adecuados para al elaboración de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos.

MERCADOTECNIA: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado par crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyéndolo en forma tal que esté a  su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

FINANZAS: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que pueden funcionar debidamente.

RECURSOS HUMANOS: Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

Fayol en su época manejaba seis área funcionales:

  1. TÉCNICA,
  2. COMERCIAL,
  3. FINANCIERA,
  4. CONTABLE,
  5. SEGURIDAD Y
  6. ADMINISTRACIÓN,

las cuales hoy en su conjunto vendrían a ser mas o menos: FINANZAS, MERCADOTECNIA, PRODUCCIÓN, Y RECURSOS HUMANOS


Proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la:

MECÁNICA  comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)

DINÁMICA  aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.  

PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:

FASE MECÁNICA: Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización, departamentación, descripción de funciones.

FASE DINÁMICA:
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección


Definiciones de administración

KOONTZ Y O’ DONELL
El cumplimiento de los objetivos deseados mediante el establecimiento de un medio ambiente favorable a la ejecución por personas que operan en grupos organizados.

WILLIAM J. MCLARNEY
La administración es la combinación más efectiva posible del hombre, materiales, maquinas, métodos y dinero para obtener la realización de los fines de una empresa.

ROBERT F. BUCHELE
Es el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal.

HENRY FAYOL
Administrar es proveer, organizar, mandar, coordinar,y controlar.

ISAAC GERMÁN VALDIVIA
Es la dirección eficaz de las actividades y de la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados.

JOSÉ ANTONIO FERNANDEZ ARENA
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo y cooperación de todos.

FRANCISCO LORIS CASILLA
Administración es obtener resultados a través del esfuerzo de otros mediante un conjunto sistématico de reglas.

GEORGE R. TERRY
Consiste en lograr un objetivo mediante esfuerzo ajeno.


La planeación

AGUSTIN REYES PONCE
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

JOSSEPH L. MASSIE
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de acción a partir de los cuales establece los objetivos.
Trabajo de Omar Flores M. Unamosapuntes: http://unamosapuntes.mexico.com.mx/

BURT K. SCANLAN
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

GEORGE R. TERRY
Es la selección y relación de hechos así como la información y el uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los resultados deseados.

ERNEST DALE
Determinación del conjunto de objetivos para obtenerse en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.


Los objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.  Las dos características primordiales que poseen los objetivos que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:

1.- Se establecen a un tiempo específico. (Determinado en días, meses, años, etc.)
2.- Se determinan cuantitativamente (Que se pueden contar)

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
-Deben de ser apropiados y adecuados, ya que si no es así, se puede retardar el éxito de la administración.
-Dan importantes guías de acción en áreas como toma de decisiones, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del desempeño


La toma de decisiones

Si se tiene una clara comprensión de los objetivos organizacionales, entonces la toma decisiones se moverá hacia el logro de los mismos.

EFICIENCIA ORGANIZACIONAL
Es importante tener claros los objetivos organizacionales para que al coordinar los recursos, estos, sean enfocados hacia el logro de estos y con ello aumentar la eficiencia que se define en términos de la cantidad total de recursos y esfuerzos humanos que una organización use para desplazarse hacia el logro de los objetivos.

GUÍA PARA LA CONSISTENCIA ORGANIZACIONAL
La mayoría de los miembros de las organizaciones frecuentemente necesitan de directrices relacionadas con el trabajo.  Sí los objetivos organizacionales son usados como base para estas directrices, tales objetivos servirán como guía para fomentar consistentemente aspectos como la toma de decisiones, actividad, productividad, calidad, y planeación de resultados efectivos.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El desempeño de todos los miembros de la organización se evalúa con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta.

TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS.

OBJETIVOS:

1.-ORGANIZACIONALES: Metas formales de las organizaciones y se establecen para ayudar a la empresa a
alcanzar su finalidad.
2.- INDIVIDUALES: Son las metas personales que a cada miembro de la organización le alcanzaría alcanzar como resultado de su actividad dentro de la organización.

Cada individuo dentro de la organización tiene razones personales para trabajar en el presente y en el futuro.  

CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS EN CUANTO A TIEMPO

a) Corto Plazo: Se extienden a un año o menos.
b) Mediano Plazo: Cubren periodos de 1 a 5 años.
c) Largo Plazo: Se extienden más allá de los cinco años.

MEDICIÓN DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben ser medibles y cuantificables, la determinación de lo que deba de medirse y como debe de medirse y como debe de medirse representa dificultades en especial en áreas en donde los objetivos son un tanto abstractos, como la lealtad de los empleados, desarrollo de los empleados o la responsabilidad social.  En esta área pueden obtenerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios.

JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS
La jerarquía de los objetivos contiene más comúnmente a los objetivos dentro de la empresa y en los distintos niveles dentro de la misma.

NIVEL SUPERIOR: Se encuentra el objetivo (s) principal (es), que van a proporcionar el objetivo para todos los esfuerzos organizacionales. Están subordinados, pero relacionados con los objetivos principales, se encuentran los objetivos derivados, incluyendo los objetivos departamentales que fijan la meta de segmentos particulares de la unidades organizacionales de la empresa.

Los objetivos departamentales tienen a su vez, objetivos de grupo subordinados, que se dividen en objetivos de unidad y objetivos individuales.

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos.

Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.

La naturaleza del proceso administrativo se basa en:

PLANEACIÓN:

  • Contribución de los objetivos
  • Extensión de la planeación
  • Eficacia de los planes  

ORGANIZACIÓN

  • Objetivos cuantificables
  • Claro concepto de actividades o actividades involucradas
  • Área clara y concisa de la autoridad o de la decisión

DIRECCIÓN

  • Propósito de la empresa
  • Factores productivos
  • Naturaleza del factor humano

CONTROL

  • Establecer estándares
  • Medición
  • Corrección
  • Retroalimentación

Función del proceso administrativo

Agustín Reyes Ponce

1) PREVISIÓN

 a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose en cuenta no hay certeza completa por la cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá en la empresa un riesgo.
 b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos más que en opiniones objetivas.  El éxito de la empresa es en base a la información de que disponga.
 c) Medición:  Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos apreciarlas o medirlas.

2) PLANEACION

 a) Previsión: Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no con afirmaciones vagas y genéricas.
 b) Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen para los cambios que surgen en este.
 c) Unidad:  Los planes deben de ser  de tal naturaleza que exista una para cada función y todos los aplicables para una empresa puedan estar coordinados e integrados que pueda decirse que existe un sólo plan general.

3) ORGANIZACIÓN

 a) Especialización: La división del trabajo influye en el aumento de la producción ya que de acostumbrarse a un trabajo, se llega a la especialización y de esta a la productividad.
 b) Unidad de mando:  Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola función.
 c) Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada nivel jerárquico.
 d) Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de corresponder el establecimiento de los controles adecuados.

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN:

1.- Integración de personas:

  • Adecuar funciones a los hombres
  • Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen desempeño de su función y
  • Darle importancia a una buena introducción adecuada.

2.- Interpretación de las cosas:

  • Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.

3.- Instalación y mantenimiento

  •  Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL

Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se confiere.

PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

1.- COORDINACIÓN DE INTERESES:  Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los
objetivos.

2.- IMPERSONALIDAD DEL MANDO:  La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales del administrador.

3.- VÍA JERÁRQUICA: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden.

4.- RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS:  Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las partes.

5.- APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO:  Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones.

6.- ESTÁNDARES:  El control es imposible si no se han fijado antes los estándares.  (Medidores de objetivos).

7.- MEDIR EL CONTROL:  El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,

8.- EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN:  Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeo en un inicio.

VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

  1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual  
  2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
  3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
  4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
  5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.
  6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración.  El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
  7. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
  8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera

Cuestionario de conceptos de administración


Control

Control por áreas funcionales:

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones tanto a nivel genérico como específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las 4 áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

CONTROL DE PRODUCCIÓN

La función de control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempo y movimiento, inspecciones, programas lineales y dinámicos, análisis estadísticos y gráficas.  El control en esta área comprende 4 funciones:  

CONTROL

* Es la función administrativa básica en todas las áreas.
* Es la función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores.
* Es la responsabilidad básica de todos aquellos que tienen a su cargo la tarea de realizar los planes.

CONCEPTOS BÁSICOS:

 - Medición del desempeño,
 - Adecuar los acontecimientos a los planes,
 - Identificar desviaciones de los planes,
 - Corregir dichas desviaciones,
 - Asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa con los planes diseñados para alcanzarlos.

DEFINICIÓN DE CONTROL:  

Es la función administrativa que consiste en medir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes.  Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrando donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas.

PROCESO DE CONTROL

A) MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO.-  No siempre resulta práctico, lo ideal es identificar anticipadamente posibles desviaciones, procurando evitarlas mediante acciones apropiadas.  Si el administrador es atento es probable que se de cuenta de los estándares, pero si no se da cuenta como deberían de descubrir dichas desviaciones en el menor tiempo posible.

De contar con medidas apropiadas para determinar estándares exactos sobre de que se hacen subordinaria la evaluación del desempeño real o esperado es sencilla mas no en todas las actividades resulta fácil establecer estándares exactos.

Los trabajos menos técnicos pueden ser difíciles de evaluar así como la complicación para elaborar estándares para estas tareas, ocasionando un control más complejo; pero con mayor frecuencia puede ser incluso de más importancia.

ESTÁNDARES.-  Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado, con ella es más fácil corregir las desviaciones.  Los administradores saben exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignación de tareas individuales o de grupos.  Las correcciones de estas desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración.  Las modificaciones podrán hacerse corrigiendo los planes o metas sin olvidar el objetivo primordial.

 ¿Cómo?

- Ejerciendo una función de organización mediante la resignación o aclaración de tareas.
- Contratar personal adicional y costos analizados.
- Una mejor selección y capacitación.
- El despido.

El control debe de ser lo suficientemente flexible como para tomar en cuenta el ambiente organizacional y las características del país.  

PROCESO DE CONTROL

El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos que son universales:

1.- Medición del desempeño
2.- Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias, si existen.
3.- Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

1.- MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO:  La medición es la determinación de la cantidad o capacidad de una entidad bien definida.  El primer paso para medir el desempeño principia con los problemas de la medición, sin la medición el gerente se ve obligado a adivinar o a utilizar métodos empíricos que pueden ser no muy confiables.

En ocasiones, cuando se presentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros tangibles e intangibles. Las mediciones tangibles indican la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de posición relativa para una entidad conocida como son las unidades producidas, las tarjetas llenadas y muestras distribuidas.

Por otra parte se encuentran las mediciones intangibles, los cuales son difíciles de reunir datos sobre ellos; por tanto se debe de depender de medios tales como el criterio y pistas indirectas. Algunos de los intangibles son: El desarrollo de ejecutivos, la buena moral de los empleados, comunicación efectiva y compras eficientes.

2.- COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR:  Al hacer esta comparación es hacia la excepción a la que debe de dirigirse la atención administrativa.  El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados.  Además, la concentración en las excepciones requiere de menos trabajo, ya que por lo general el número de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el total.  Esto nos lleva al principio administrativo de excepción: “El control se facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o estándar.” Por lo que este principio viene a ser importante dentro del control, significando que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a  los casos excepcionales, los que requieren acción remediadora.

3.- CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES:  Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados.  Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata.  El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones.

Las correcciones son aplicadas por quienes tienen la autoridad sobre el desempeño real, esto puede implicar la modificación del plan, una modificación organizacional, o simplemente un cambio en la motivación.  La reimplantación del objetivo en la mente de los empleados o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite.

La corrección de la desviación debe de ir acompañada por una responsabilidad fija e individual.  La acción remediadora es preferible a la acción correctiva; este último paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas, busca la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la discrepancia.  En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación y además de una actitud favorable hacia el control; y esto es de especial importancia


Cuestionario con respuestas


1.- ¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS?
 Indican resultados y fines que la empresa debe de lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas y directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.

2.- DEFINIR EL TÉRMINO OBJETIVO:
 El diccionario define a esta palabra objetivo en sí.  Esta palabra viene del latín objetum que significa “cosa que se arroja hacia adelante.”

3.- ¿CUÁLES SON LAS GUÍAS PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS QUE ES IMPRESCINDIBLE OBSERVAR PARA SU FORMACIÓN?
- Asentarlos por escrito
- No confundirlo con los medios y estrategias para alcanzarlo
- Hacerse siempre estas seis preguntas:: ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Donde? ¿Porqué? ¿Qué? ¿Quién?
- Los objetivos deben de ser perfectamente bien conocidos y entendidos.
- Deben de ser estables.

4.- ¿QUÉ SON METAS?
Representan relación de números en cantidad y tiempo operado en tanto que los objetivos son las guías a nivel general.  El objetivo general debe de abarcar en su contexto las metas a corto y largo plazo.
* Las metas se interrelacionan entre sí, para conseguir el objetivo general.
* Coexisten en armonía donde la obtención de una es compatible con la consecución de la otra.

5.- DEFINICIÓN DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
Son las guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.  Las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de estas.

6.- DIFERENCIAS ENTRE POLÍTICAS Y REGLAS
 Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento y son estrictas, mientras que las políticas son flexibles.

7.- ¿CUÁLES SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS?

  • Establecerse por escrito y dársele validez
  • Redactarse con precisión y claramente.
  • Darse a conocer a todos los niveles.
  • Coordinarse con las demás políticas.
  • Revisarse periódicamente
  • Ser razonable y aplicarse a la práctica.
  • Estar acorde con los objetivos de la empresa.
  • Debe de ser estable en su formulación y ser flexible.

8.- ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Y DEFÍNELO
Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, Implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos.  Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros.

9.- CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS
&.- Es un esquema porque se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente.
&.- Es un plan en términos cuantitativos: Maneja tiempo y dinero.
&.- Es general en toda la empresa: Porque cada área debe de tener su presupuesto.
&.- Es específico: Porque puede referirse a c/u de las áreas en que está dividida la organización, porque indica el orden que se lleva, que mes le toca tal cantidad a tal rubro a tal actividad.
&.- Es para un tiempo determinado.  

10.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO?
-
Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto de la empresa y determinan la asignación de recursos en toda la
organización. ej. el presupuesto de resultado.
-
Tácticos o departamentales:</ strong> Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. ej. el presupuesto de ventas.
- Operativos: Son presupuestos para cada departamento. ej. presupuesto para la sección de mantenimiento.

11.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS DE ACUERDO A SU CALCULO?
- Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
- Flexibles: Pueden cambiar todos nuestros cálculos en el transcurso del tiempo.
- Por programas: Sólo van encaminadas a aquellas áreas en que son necesarias para la empresa, a actividades que reditúan mayores beneficios a las organizaciones.

12.-¿A PARTIR DE QUÉ SE ELABORAN LOS PRESUPUESTOS Y QUIENES PARTICIPAN EN SU DETERMINACIÓN?
 Los objetivos se elaboran a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección y en su determinación participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

13.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS INTEGRALES?
- Operación:  Son presupuestos para que funcione la empresa como Ventas, Producción, Compras, Mano de obra, Gastos diversos...
- Capital: Comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos tales como la maquinaria y equipo, edificios, construcciones, mobiliario, mantenimiento.
- Financiero: En el que completan balance, estado de resultados, de origen y aplicación de recursos, de flujo de caja.  Es decir, que cantidad tenemos.

14.- ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Es un conjunto especial de actividades que deben de efectuarse dentro de un periodo especificado generalmente en el lugar de trabajo.

15.- ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO?
1.- Identificar todas las tareas y su tiempo estimado de realización
2.- Graficarlas en forma de redes.

16.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PROYECTOS?
Proyección de referencia: Se retoma el pasado para ver que será en el futuro.
Proyección ideal: Es el proyecto hacia el futuro. Es ver como quiero que esté mi empresa en un tiempo determinado.
Proyección planeada: Ver a la empresa como se comporta en cada lapso de tiempo.  Es la descripción de la distancia en la que la empresa pueda avanzar en el cumplimiento de sus funciones.

17.- ¿QUÉ ES UN PROGRAMA?
Es un conjunto de planes para alcanzar un objetivo, estableciendo una secuencia de actividades específicas, los tiempos requeridos y los eventos para su consecución.

18.- ¿CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA?
1.- Tienen una estructura propia
2.- Pueden formar parte de una serie de actividades de un programa más general.
3.- Van de lo general a lo particular.

19.- CLASIFICACIÓN DE UN PROGRAMA
Tácticos: Para una área de actividad.
Operativos: Se establecen en cada una de las unidades de cada área de actividad.

20.- ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
Es una serie de pasos secuenciales e interrelacionados que un administrador puede usar para responder a un problema estructurado.

21.- CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO

  • Establecen secuencias para efectuar las actividades rutinarias y específicas.
  • Se establecen de acuerdo a la situación de cada empresa.
  • Son muy específicos y detallados.
  • Se llevan a cabo en el nivel operativo.

22.- ¿CÓMO SE DEFINE LA TOMA DE DECISIONES?
Se define  como la selección de un curso de acción entre alternativas ( elección entre varias alternativas).  La decisión se encuentra en el núcleo de la planeación.   El administrador mira la decisión como su trabajo principal ya que debe decidir quien  debe de hacerlo, cuando, donde y como debe de hacerlo.

23.- ¿QUÉ SON LAS ESTRATEGIAS?
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección o el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos con las condiciones más ventajosas.

24.- EXPLICA CADA ESTRATEGIA:

  • ACCIÓN GENERAL: Se establecen a nivel estratégico, muestran la dirección o el camino que debe de seguir sin indicar detalladamente como emplear los recursos.
  • EMPLEO GENERAL: Se emplea en otras etapas de la planeación tales como los programas, los presupuestos y los procedimientos.

25.- ELEMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES

1.- RACIONALIDAD:

  1. Analizan un hecho o serie de hechos objetivamente
  2. Trata en forma objetiva la acción a decidir.
  3. Tiene una clara comprensión de los caminos por los cuales se puede alcanzar un objetivo bajo las circunstancias y  limitaciones existentes. (Crear alternativas)
  4. Habilidad de analizar las alternativas
  5. Escoger las mejores alternativas para alcanzar una meta deseada.

2.- RACIONALIDAD LIMITADA : También se le conoce como circunscrita, y es aquella que nunca es completa porque se toman decisiones para el futuro y estas pueden variar.

3.- SATISFACTORIO : Cursa sólo lo satisfactoriamente bueno.

26.- PASOS A TOMAR EN CUENTA EN LA TOMA DE DECISIONES

1) DETERMINACIÓN DE LOS CURSOS DE ACCIÓN
2) EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
3) SOLUCIÓN DE ALTERNATIVAS

27.- EXPLICA CADA UNO DE LOS PASOS EN LA TOMA DE DECISIONES

1) DETERMINACIÓN DE LOS CURSOS DE ACCIÓN :  O alternativas, son aquellos que buscan el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos para ello:

  • Desarrollan y seleccionan el ingenio, la investigación, la experiencia
  • Su factor limitante es la circunstancia pues obstaculiza el logro de los objetivos.
  • Su principio de facultad limita cuando se reconocen y resuelven aquellos factores que se interponen en forma crítica, en el camino de una meta.  Se puede seleccionar el mejor curso de acción.

2) EVALUACIÓN Y SELECCIÓN : Se evalúa y selecciona la mejor alternativa que contribuya mejor a la obtención de las metas.  Este es el punto de la toma de decisión final aunque hay otras decisiones en la planeación, como:

  • Los factores tangibles o cuantitativos, que son factores que se pueden medir con términos numéricos.
  • Los cualitativos o intangibles son aquellos que son difíciles de medir.
  • Análisis marginal que compara los ingresos adicionales que generan costos igualmente adicionales o comparar costos e ingresos.
  • Análisis costos-beneficios: Selecciona el mejor plan cuando los objetivos son menos específicos que ventas, costos, es decir, es la forma de encontrar menos costoso el cumplimiento de nuestros objetivos y para ello es necesario tener:

a) OBJETIVOS IMPRESOS:  Orientados a la producción o al resultado final.
b) ALTERNATIVAS : Son programas, sistemas o estrategias totales.
c) EFECTIVIDAD : Relevante para los objetivos y planteada en términos precisos.
d) ESTIMACIÓN DE COSTOS : Sólo hay de dos; Monetarios y no monetarios.
e) ESTÁNDARES DE DECISIÓN : Son definitivos por lo general, no son tan específicos como el costo y la utilidad.

3) SOLUCIÓN DE ALTERNATIVAS : Consideran las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajosas en cuanto a que permitan lograr los objetivos con mayor eficiencia y eficacia. Por lo que se necesita tener:

EXPERIENCIA : Es el ser el mejor maestro, desempeña el papel mayor del que merece en la toma de decisiones.
EXPERIMENTACIÓN : Es la más costosa ya que es el camino para llevar a alguien a la experiencia debido a la cantidad de errores que cometen en lo que implica la investigación y análisis.

28.- CLASIFICACIÓN DE LAS DECISIONES

  1. PROGRAMADAS
  2. NO PROGRAMADAS

29.- EXPLICAR CADA UNO DE ELLOS

PROGRAMADAS: Se aplican a problemas estructurados o rutinarios.
NO PROGRAMADAS: Son situaciones no estructuradas, nuevas o mal definidas de una naturaleza no repetitiva.
NOTA: No se debe de olvidar que las condiciones de la toma de decisiones son tres :  CERTEZA, INCERTIDUMBRE y RIESGO.  

La toma de decisiones rara vez es sencilla por eso se dice que el ejecutivo exitoso no es aquella persona que adivina correctamente.

30.- ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE?
1) Análisis de riesgos: Es conocer la magnitud y la naturaleza del riesgo antes de asumir la elección de un curso de acción cuantitativa y estadísticamente.
2) árboles de decisiones : Presentan bajo la forma de un árbol, los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las probabilidades existentes en los diversos cursos posibles, donde uno puede apreciar las alternativas posibles.
3) Teoría de la preferencia : Se basa en la idea de que las actitudes individuales hacia el riesgo varían.
   #.-   Actitudes hacia el riesgo es decir, que corres más o menos riesgo
 ##.-   Riesgo personal o curvas de preferencia: a) APOSTADORES   b)  AVERSIÓN

31.- ¿DE QUE DEPENDE LA IMPORTANCIA DE UNA DECISIÓN?
La importancia de una decisión depende del alcance de responsabilidad que se tenga, pero todos los niveles jerárquicos de una empresa deben de ver que sean necesarios y correctos por lo que hoy en día se deben de apoyar en los diversos sistemas computacionales como los sistemas de apoyo de decisiones.

32.- SISTEMAS COMPUTACIONALES QUE APOYAN A LA TOMA DE DECISIONES?
@)  SAD : Que es el empleo de computadoras para facilitar el proceso de la toma de decisiones en tareas semiestructuradas.
@)) S I G : Son los sistemas de información general.

32.- ELEMENTOS ESENCIALES EN LA TOMA DE DECISIONES?
La creatividad y la innovación que en su conjunto son la capacidad y el poder para desarrollar nuevas ideas.

34.- ¿QUÉ SON LOS PLANES?
PLANES: Son el resultado de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos.

35.- CLASIFICACIÓN DE LOS PLANES EN CUANTO AL PERIODO DE SU REALIZACIÓN
1.- ac/p = Tiempo menos o igual a un año.
2.- al/p  = Tiempo mayor a tres años.
3.- am/p= Tiempo de 1-3 años.

36.- ¿CUÁLES SON LOS TRES TIPOS DE PLANES EN LA ORGANIZACIÓN?, EXPLICARLOS.
- Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto de la empresa y determinan la asignación de recursos en toda la organización. ej. el presupuesto de resultado.
- Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. ej. el presupuesto de ventas.
- Operativos: Son presupuestos para cada departamento. ej. presupuesto para la sección de mantenimiento.

37.- TÉCNICAS PARA FORMULAR LOS PLANES Y PARA PRESENTARLOS

a) MANUALES
b) DIAGRAMAS DE PROCESO Y DE FLUJO
c) GRÁFICAS DE GANTT
d) PROGRAMAS

38.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?
El término manual significa folleto, libro, carpeta en los que se encuentran sistemáticamente un buen conjunto de elementos administrativos que son de un fácil manejo y tienen un fin concreto: Orientar y uniformar la conducta que se presenta en cada grupo humano en la empresa.

39.- ¿QUÉ TIPOS DE MANUALES SE UTILIZAN EN UNA ORGANIZACIÓN?
° Manual de objetivos y políticas
° Manuales departamentales
° Manuales del empleado o de bienvenida
° Manuales de organización

40.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS?
° Manual de objetivos y políticas: Es un conjunto de objetivos propios de la empresa expresados políticamente y algunas veces acompañados de reglas muy generales que ayudan a aplicar esas políticas.

41.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DEPARTAMENTAL?
° Manuales departamentales: Aquellos en los que se recogen todas las políticas, reglas correspondientes a cada departamento.

42.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE BIENVENIDA O DEL EMPLEADO?
° Manuales del empleado o de bienvenida: Son aquellos que le dan al nuevo ingresante una embarradita de lo que es la empresa en su conjunto, presentándoselo en forma de folleto que le sirva como especie de guía.   Suelen recoger todo lo que les interesa conocer a los empleados en general, al ingresar a la empresa.

43.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN?
° Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización.

44.- ¿PARA QUE SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE PROCESO Y DE FLUJO?
Sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un  procedimiento.  Se consideran como instrumentos de simplificación.

45.- ¿CUÁLES SON LOS SIGNOS QUE SE UTILIZAN EN ESTE PROCESO Y FLUJO?
~ Operaciones: Escribir documentos, hacer cálculos, sellar, registrar,...
~ Transportes: llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, etc. 
~ Inspecciones: Revisar cuentas, analizar informes etc.    °
~ Demoras: Cartas dejadas en charola de salida, documentos en espera de su trámite.
~ Almacenamientos: Documentos en el archivo...

46.- ¿PARA QUE OTRA COSA SIRVEN ESTOS DIAGRAMAS DE PROCESO Y DE FLUJO?
Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.

47.- PASOS A SEGUIR EN EL DIAGRAMA DE PROCESOS
1.- Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de identificación del proceso.
2.- El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la descripción breve del trámite, 2 para las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones.
3.- Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea.
4.- Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, así como el tiempo perdido en el almacenamiento.
5.- los totales nos indican el tipo de acción que conviene tomar para un análisis más profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado.

48.- ¿QUÉ OBJETO TIENE LA GRÁFICA DE GANTT?
 Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

49.- ¿QUÉ ES UN PROGRAMA?
 Son planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, si no que pueden ser
generales o particulares según se refieran a toda la empresa  o a un departamento de una empresa, pueden ser también a corto y largo plazo, ya sea para un mes, 2. 3 o hasta a un año y los que exceden de un año.

50.- ¿QUÉ BUSCAN LAS TÉCNICAS DE TRAYECTORIAS CRÍTICAS?
 Buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades
simultáneas que tienen el mismo fin y origen. PERT, CPM, RAMPS.

51.- ¿FINALIDAD DE LA APLICACIÓN DE LA PLANEACIÓN EN R.H.?
Es asegurar que la organización consiga y retenga la cantidad de R.H. que requiere y esté en capacidad de prever los problemas inherentes a los excesos o déficits potenciales de las personas.

52.- ACTIVIDADES DE LA PLANEACIÓN EN R.H.

1.- Proyección de la demanda: Estimación de las necesidades futuras de RH de acuerdo con los planes empresariales estratégicos y las proyecciones de futuros niveles de actividad.  Estas necesidades se expresan tanto en num. de personas como en capacidades y experiencias requeridas.  Debe de evaluarse cualquier cambio en el conjunto de capacidades o el requerimiento de nuevos tipos de habilidad que surja de los cambios tecnológicos o de otra clase que se haya incorporado en el plan estratégico. de tal manera que se puedan reclutar, entrenar, y desarrollar los RH que va a utilizar la organización.

2.- Proyección de la oferta: Estimación a bace del análisis de la oferta de personas tanto internas como externa a la
organización.

3.- Determinación de los requerimientos de RH: Análisis de las proyecciones de las demandas y ofertas para identificar
necesidades o excesos futuros de personal.

4.- Planeación de la acción:  Preparar y poner en práctica planes para satisfacer las necesidades futuras de RH o para enfrentar los excesos.

53.- ¿QUÉ CONSTITUYE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN?
 La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes  decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando producirlos.)

54.- ¿QUÉ PUNTOS CUBRE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN?
1.- Satisfacer a tiempo necesidades del mercado señalados por el departamento de ventas.
2.- Obtener el mayor aprovechamiento del tiempo de la mano de obra.
3.- Obtener el mínimo de tiempo en los procesos para una entrega más rápida a la clientela.
4.- Obtener el mayor aprovechamiento de las instalaciones, maquinaria y el equipo y herramientas.
5.- Controlar la eficiencia y los costos de manufactura y ensamble.
6.- Obtener el mayor aprovechamiento de los materiales.

55.- ¿QUÉ ABARCA LA PLANEACIÓN FINANCIERA?
Presupuestar el Capital, la planeación de las utilidades y de la liquidez, representa la evaluación y resumen cuantitativo de las diversas actividades de la planeación incluyendo el programa de desarrollo de empresas.

56.- ¿PARA QUÉ SIRVE LA PLANEACIÓN FINANCIERA?
-Da oportunidad para una evaluación de viabilidad muy objetiva.
- Traduce la información de la investigación de mercados a programas de ventas.
- Incorpora las operaciones y planes organizacionales a categorías de gastos.
- Muestra necesidades de efectivo de la empresa en el tiempo proporciona una base para evaluar la oportunidad de inversión.

57.- PUNTOS QUE CUBRE LA PLANEACIÓN FINANCIERA
1.- Necesidades de inversión de capital: Indica los activos de capital necesarios para establecer la empresa.
2.- Análisis de equilibrio: Es una forma de determinar el nivel de ventas y producción que cubrirá los costos.
3.- Pronósticos de utilidades y pérdidas: Reflejan la rentabilidad potencial de la operación comercial.
4.- Pro forma de análisis de flujo de efectivo: Detalla la cantidad y el tiempo en que se esperan ingresos y egresos de efectivo.
5.- Pro forma de estado de situación financiera: Refleja el aumento de utilidades y ganancias retenidas además del balance de las deudas decrecientes al irse pagando estas.
6.- Registro de historial: Se refiere a los estados de situación financiera y declaraciones de ingresos de curso.

58.- PUNTOS QUE CONSTA LA PLANEACIÓN DENTRO DE MERCADOTECNIA
1.- Resumen para los directivos: Dar objetivos y recomendaciones más importantes.
2.- Situación actual de mercadotecnia: Describe la naturaleza del mercado, meta y la posición en que se encuentra la
empresa.
3.- Peligros y oportunidades: Se harán previsiones, visualizaran riesgos y oportunidades que representan el producto.
4.- Objetivos y problemas: Una vez analizados los peligros y oportunidades se podrán fijar los objetivos y considerar los
problemas que los afectarán.
5.- Estrategias de mercadotecnia: La constituyen los instrumentos de mercadeo con las cuales la unidad de negocios confía alcanzar sus objetivos.
6.- Programas de acción: Intervienen programas específicos que contestan las siguientes preguntas: ¿Qué deberá de hacerse?, ¿Cómo? ¿Quien se encargará de hacerlo?, ¿Cuánto costará?.
7.- Presupuestos: Se refiere a una proyección del estado de perdidas y ganancias.
8.- Los controles: Son aquellos que se aplicaran para vigilar el avance del plan.  Se examinan los resultados y detectara cuales negocios no están consiguiendo metas.

60.- ¿DE DONDE VIENE LA PALABRA ORGANIZACIÓN?
 Del griego Organon que significa instrumento.

61.- ¿QUÉ USO LE DA LA LENGUA A LA PALABRA?
 De organismo

62.- DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN SEGÚN AGUSTÍN REYES PONCE
Es la estructura técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

63.- ¿A QUÉ 4 ASPECTOS ESPECÍFICOS SE REFIERE LA ORGANIZACIÓN?
1.- A la estructura, donde es quizá la parte más típica de los elementos que corresponden a la mecánica administrativa.
2.- Se refiere a como deben de ser las funciones, las jerarquías y actividades.
3.- A las funciones, niveles o actividades que están por estructurarse; más o menos remotamente, ve al futuro inmediato o
remoto.
4.- La organización constituye el dato final del aspecto estático o mecánico; nos dice como y quien va a hacer cada cosa y como la va a hacer, cuando la organización está terminada sólo resta actuar, integrando, dirigiendo y controlando.

64.- CINCO PROPÓSITOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
1.- Es de carácter continuo, donde la empresa y sus recursos jamás se puede decir que están sujetas a cambios constantes. 2.- Es un medio al través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente y con un mínimo de esfuerzo.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

65.- ¿QUÉ DESCRIBE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN?
El marco de la organización.

66.- ¿QUÉ ES EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN?
- Es cuando los administradores construyen o cambian la estructura de una organización.
- El diseño ideal depende de factores de contingencia como la estrategia, estructura, tamaño, tecnología, ambiente.

67.- DOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN
MECÁNICA: Complejidad, formalización, centralización, es más efectiva en ambientes estables.
ORGÁNICA: Baja complejidad, formalización y descentralización, se desarrolla en ambientes dinámicos e inciertos.

68.- ¿QUÉ ES NECESARIO APLICAR SIMULTÁNEAMENTE PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN?
La técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es idónea en la situación
específica que se esté manejando.

69.- MENCIONAR Y EXPLICAR LAS ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
-- DIVISIÓN DEL TRABAJO: Separación y delimitación de actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo, se divide en jerarquización y departamentalización.
-- COORDINACIÓN: Sincronización de recursos y esfuerzos de un grupo social para lograr los objetivos.

70.- FACTORES DE LOS CUALES DEPENDE LA DETERMINACIÓN DE LA CLASE DE ORGANIZACIÓN MÁS ADECUADA
 Giro o magnitud de la empresa, Recursos, Objetivos, Tipo, y Volumen de producción.

71.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN MÁS USUALES
1.- LINEAL O MILITAR
2.- FUNCIONAL O DE TAYLOR
3.- LINEO FUNCIONALES
4.- STAFF
5.- COMITÉS
6.- MATRICIAL

72.- ¿EN QUIÉN SE CONCENTRA LA ACTIVIDAD DECISIONAL?
 En una persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.

73.- ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE QUE SE CONCENTRE ASÍ LA TOMA DE DECISIONES?
a) MAYOR FACILIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES
b) NO HAY CONFLICTOS DE AUTORIDAD
c) ES CLARO Y SENCILLO
D) ES ÚTIL EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS
e) LA DISCIPLINA ES FÁCIL DE MANTENER.

74.- ¿CUÁLES SON LAS DESVENTAJAS DE QUE SE CONCENTRE ASÍ LA TOMA DE DECISIONES?
1.- ES RÍGIDA E INFLEXIBLE
2.- LA ORGANIZACIÓN DEPENDE DE HOMBRES CLAVE
3.- NO FOMENTA LA ESPECIALIZACIÓN
4.- LOS EJECUTIVOS ESTÁN SATURADOS DE TRABAJO, NO SE DEDICAN A LABORES DIRECTIVAS SI NO QUE DE OPERACIÓN SIMPLEMENTE.

75.- ¿QUIÉN CREÓ LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Y EN QUÉ CONSISTE?
Frederick Taylor y consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera de que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero ejecuten el menor número de funciones.

76.- VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
1.- Mayor especialización
2.- Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona
3.- La división del trabajo es planeada.
4.- El trabajo manual se separa del intelectual
5.- Disminuye la presión sobre un sólo jefe.

77.- DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
1.- Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad lo que afecta la disciplina moral de los trabajadores.
2.- Se viola el principio de unidad de mando, lo que origina confusión.
3.- la no clara definición de autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

78.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN QUE SE COMBINAN EN LA ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL
LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.
FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es mas aplicable en las empresas.

79.- ¿QUÉ ES STAFF Y PORQUÉ SURGE?
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de los detalles.

80.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL STAFF
Ventaja:
Ayuda de personas expertas que laboran en base a honorarios y se encuentran fuera de la organización, por lo que el pago de IMSS y demás prestaciones no son necesarias.

Desventaja: Se paga mucho por sus servicios, y no se está seguro que actúen con políticas de confidencialidad de asuntos de la empresa con otras.

81.- ¿QUÉ SON COMITÉS?
Es un cuerpo de personas que se reúnen y comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

82.- ¿CLASIFICACIÓN DE LOS COMITÉS
DIRECTIVO: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.
EJECUTIVO: Es nombrado por el comité directivo para ejecutar los acuerdos.
DE VIGILANCIA: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar.
CONSULTIVO: Integrado por especialistas que emiten dictámenes sobre asuntos que le son consultados.

83.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS  

Ventaja: Las decisiones se toman con grupos multidisciplinarios de representantes de varios estratos, por ejemplo gobierno, directivos, obreros, etc.

Desventaja: Las decisiones se tardan en tomar pues son varios intereses que se juegan.

84.- ¿EN QUE CONSISTE LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL?
En combinar la departamentación por proyecto con la de funciones.

85.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL  

86.- ¿QUÉ SON TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN?
Herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, indispensables durante el proceso de la organización aplicables a las necesidades de cada grupo social.

87.- ¿QUÉ SON ORGANIGRAMAS?
Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelacionares, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.

88.- CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
 Objeto, área y contenido.

89.- FORMAS DE PRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS Y EXPLICAR CADA UNO
1.- VERTICAL: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
2.- HORIZONTAL: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3.- CIRCULAR: Los niveles jerárquicos van desde el centro hacia la periferia.
4.- MIXTO: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

90.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?
Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información sobre la organización de la empresa y pueden ser de : Políticas, departamentales, bienvenida, organización, procedimientos, contenido múltiple, técnicas y de puesto.

91.- ¿PORQUÉ SON DE GRAN UTILIDAD LOS MANUALES?
Porque informan y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa, limitan actividades, responsabilidades y funciones, aumenta la eficiencia de los empleados, ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad, son una base para el mejoramiento de los sistemas y reducen costos al incrementar la eficiencia.

92.- ¿QUÉ DEBE DE CONTENER EL FORMATO Y LOS ÍNDICES DE LOS MANUALES?

  1. Índice,
  2. Objetivos y antecedentes del manual,
  3. Cada sección debe de llevar la fecha en que se termine, emita y quede vigente,
  4. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
  5. Debe de llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
  6. Redacción clara, concisa y ordenada
  7. Complementarse con gráficas

93.- ¿QUÉ EXPLICAN LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN?
Los detalles más importantes de la organización como son los objetivos y políticas generales de la organización, su historia, funciones, nombres de los departamentos, responsabilidades, organigramas.

94.- CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTALES
Son más específicos, de acuerdo al departamento de que se trate y contienen los objetivos y políticas, organigramas del departamento, gráficas de flujo, análisis de puestos y reglamentación.

95.- DIFERENCIAS O SIMILITUD QUE TIENEN LOS MANUALES ÍNTER DEPARTAMENTALES Y DEPARTAMENTALES.
Son similares en cuanto a su contenido a los departamentales, comprenden todos los departamentos de la organización, describen los procedimientos y la relaciones que abarcan dichos departamentos.

96.- ¿CÓMO SE LES LLAMA A LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO Y DE FLUJO?
Flujoramas

97.- ¿CÓMO SE LES DEFINE?
Es la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos que consta un procedimiento, simplificando el trabajo, la posibilidad de adaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física, eliminar demoras, una mejor distribución de la planta.

98.- DIVERSOS TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Gráfica de flujo de operaciones
Gráfica esquemáticas de flujo
Gráfica de ubicación de equipo
Gráfica de flujo de formas

99.- ¿QUÉ SE ANALIZA A TRAVÉS DE LA CARTA DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES?
Los puestos que integran un departamento para lograr la división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

100.- ¿VENTAJAS DE ESTA CARTA DE DISTRIBUCIÓN?
- Definir la naturaleza de los trabajos y los departamentos que corresponden,
- Eliminan la duplicidad e ineficiencia en el trabajo,
- Distribuye las cargas de trabajo de los distintos puestos,
- Delimita funciones evitando fugas de responsabilidad.

101.- ¿QUÉ ES UN ANÁLISIS DE PUESTO?
Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos, aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

102.- OBJETIVOS DE UN ANÁLISIS DE PUESTO
- Mejorar los sistemas de trabajo
- Delimitar funciones y responsabilidades
- Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
- Fundamentar programas de entrenamiento
- Mejorar la selección de personal

103.- ¿QUÉ CONTIENE UN ANÁLISIS DE PUESTO?
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Determinación técnica de lo que el trabajador debe de hacer, definición breve y precisa del puesto, detalle de las actividades que se realizan.
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: Requisitos que debe de tener el trabajador: escolaridad, conocimientos, requisitos físicos, legales, personales, de personalidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

104.- ¿QUÉ ES LA DIVISIÓN DEL TRABAJO?
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

105.- ¿QUÉ ES UNA DEPARTAMENTACIÓN?
Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud.

106.- SECUENCIA A SEGUIR PARA UNA DEPARTAMENTACIÓN
1.- Lista de todas las funciones de la empresa
2.- Clasificación
3.- Agrupación por orden jerárquico
4.- Asignar actividades a cada una de las áreas o deptos.
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.
6.- Establecer líneas de comunicación
7.- El tamaño, la existencia, y el tipo de organización de un depto. deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades
específicas de la empresa.

107.- ¿QUÉ ES JERARQUIZACIÓN?
 Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango y/o grado de importancia.

108.- ¿QUÉ SON LOS NIVELES JERÁRQUICOS?
El conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independientemente de la función que realicen.

109.- ¿CÓMO SE CARACTERIZA LA LÍNEA DE MANDO O AUTORIDAD?
Por la actividad decisional que está a manos de una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando.

110.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA LÍNEA DE MANDO?
 

111.- ¿EN QUÉ CONSISTE LA AUTORIDAD FUNCIONAL?
De Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre que trabaja en la empresa, ejecuten el menor número de funciones.  

112.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL?  

113.- ¿QUÉ ES UNIDAD DE MANDO?
Un centro de autoridad y decisión, donde cada función debe de asignarse un sólo jefe y que los subordinados no deberán de reportar a más de uno.

114.- ¿QUÉ ES AUTORIDAD?
 Es el derecho que posee un individuo de guiar instrucciones que sus subordinados deberán de acatar.

115.- ¿QUÉ ES DELEGACIÓN?
Concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.  Es la a asignación a un subordinado de responsabilidad o autoridad para cumplir con un objetivo, o realizar una tarea para obtener un resultado específico.

116.- ¿PARA QUE SE NECESITA LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA?
 Para difundir, establecer y desarrollar los planes para lograr organizar los recursos en la forma más eficaz y eficiente.

117.- ¿A QUÉ DEBE DE CORRESPONDER CADA GRADO DE RESPONSABILIDAD?
 Al mismo grado de autoridad con que se cuente.

118.- ¿A QUÉ NOS AYUDA LA ARMONÍA Y LA SINCRONIZACIÓN DE LAS DIVERSAS PARTES DE LA ORGANIZACIÓN?
 En la integración de la empresa y su dirección hacia objetivos generales.

119.- ¿PORQUÉ ES CONVENIENTE TRAMOS DE CONTROL ESTRECHOS?
Porque facilitan el trabajo, existe mayor dominio en las actividades, en la comunicación y existe una dirección y orientación.

120.- ¿A QUÉ SE REFIERE LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL Y VERTICAL?
La horizontal: Se da en los niveles jerárquicos semejantes y la vertical fluye en un nivel administrativo superior a un inferior o viceversa.

121.- ¿PARA QUE NOS SIRVE LA COORDINACIÓN?
 Para interrelacionar las áreas o actividades de la organización buscando un equilibrio.

122.- PASOS DEL PROCESO DE DELEGACIÓN
1.- Asignación de deberes,
2.- Delegación de autoridad,
3.- Asignación de responsabilidad
4.- Creación de confiabilidad.

123.- ¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?
Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

124.- ¿QUÉ ES CENTRALIZACIÓN?
Sistema de organización en el que las decisiones más importantes las toman los niveles más altos.

125.- ¿QUÉ PUEDE PASAR CON UN TRAMO DE CONTROL SATURADO O EXTENSO?
Se pierde comunicación, hay un exceso de personas, se pierde eficiencia en las funciones, el jefe del tramo tendrá una
saturación de trabajo.

126.- ¿QUÉ ES DESCENTRALIZACIÓN?
 Un sistema organizacional en el que parte de la autoridad direccional descansa en los niveles bajos de la jerarquía.

127.- CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
 En formal e informal y estas a su vez pueden ser vertical, horizontal, verbal y escrita.

128.- ¿PORQUÉ DEBE EXISTIR EQUILIBRIO ENTRE RESPONSABILIDAD-AUTORIDAD?
Porque cuando se asignan determinados trabajos se espera una responsabilidad y sería absurdo no conferir la autoridad necesaria para poder llevarlo a cabo.

129.- PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA
Llevar a cabo el cambio de información entre la gente para que influya en las decisiones que se tomen en cuenta en la empresa.

Bibliografía

  • Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, ed. Limusa (Comprar)
  • Administración, A. James Stoner Ed. Prentice Hall (Comprar)
  • Lourdes Munch Galindo, "Fundamentos de administración" Ed. Trillas (Comprar)
  • Idalberto Chiavenato, "Introducción a la teoría general de la administración" Ed. Mc Graw Hill (Comprar)
  • Sergio Hernández y Rodríguez, " Introducción a la administración" Ed. Mc. Graw Hill (Comprar)
  • http://www.unamosapuntes.com/

Principal-|-Consulta a Avizora-|-Titulares-| Clima-|-Sugiera su Sitio
Temas Que Queman | Periodísticos Selectos | Libros Gratis | Publicaciones | Glosario
Desarrollo Web | Libro de Visitas |-Chat-|-Horóscopo


AVIZORA
TEL: +54 (3492) 434313 /+54 (3492) 452494 / +54 (3492) 421382 /
+54 (3492) 15 612463 ARGENTINA
Web master: webmaster@avizora.com
Copyright © 2001 m. Avizora.com