La teoría organizacional comprende el estudio
comparativo entre la teoría clásica, la escuela estructuralista, el
enfoque sistemático, el enfoque contingente y en general de todas las
corrientes que estudian a las organizaciones.
La teoría general de la administración es el
campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de la
administración en general. La TGA se encarga del estudio de las
organizaciones.
La TGA estudia la administración de las empresas
y demás tipos de organización desde el punto de vista de interacción e
interdependencia entre las cinco variables principales que son: Tarea,
Estructura, Personas, Tecnología y Ambiente.
El comportamiento de estas se sistemático y
complejo, cada cual influencia y es influenciado por los otros
componentes. La modificaciones en uno de ellos provoca modificaciones en
mayor o menor grado en los demás.
NOTA: Se dice que algo es formal cuando esta
dentro de una organización.
Administrador: La organización es una ordenación
sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo específico.
Un ejemplo son las universidades, escuelas,
gremios, oficinas gubernamentales, iglesias, grandes corporaciones.
CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LAS ORGANIZACIONES:
1.- Tienen un propósito definido,
2.- Este se expresa en términos de una meta.
3.- Están compuestos por personas.
4.- Arreglo estructural, sistemático que define y limita el comportamiento
de sus miembros.
Administradores que trabajan en una organización
no siendo todos los miembros de esta.
Miembros de la organización:
OPERATIVOS: Trabajan en
cualquier tarea o trabajo sin tener que supervisar personas.
ADMINISTRADORES: Dirigen
actividades de otros.
1a. línea: Supervisores, planta capataz y equipo atlético
entrenador.
Nivel medio: Jefe de departamento, líder de proyecto,
jefe de unidad, administrador de distrito.
Nivel alto: Vicepresidente, presidente canciller,
director administrativo, etc.
SISTEMA: Es una unidad como una
empresa. Es decir es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí
para el logro de los objetivos.
Sólo logra objetivos------Acto administrativo.
Grupo de personas se convierten en
organización---Clara organización---Logro de los objetivos en el organismo
social.
Cualquiera que sea el nivel que ocupe el
dirigente dentro de un organismo social tendrá determinado grado de
responsabilidad en la administración del organismo.
Todo dirigente de un grupo al tratar de lograr
los objetivos con la colaboración de otros se convierte en administrador
profesional.
El empírico se guía por su experiencia,
conocimientos, filosofía, para dirigir al grupo. Su administración puede
ser deficiente o eficiente.
Debe de poseer un conjunto de conocimientos
sistematizados para planear, organizar, dirigir y controlar las
actividades del grupo con el fin de lograr los objetivos.
El estudio de la administración sirve para que la
persona pueda lograr sus objetivos personales mejorando sus actos
administrativos.
La administración comprende la interrelación de
hombres y recursos para el logro de los objetivos. Existe una dirección
hacia objetivos a través de personas mediante técnicas y dentro de una
organización de ahí se utiliza el proceso administrativo para todo esto de
donde se deriva una serie de pasos interrelacionados que llevan a una
función.
La administración es el subsistema dentro del
sistema organizacional, que comprende a toda la organización y es la
fuerza que enlaza a todos los demás subsistemas.
Una organización comprende la coordinación de :
a) Recursos materiales,
humanos y financieros para el logro de los objetivos.
b) Relacionar a la
organización con su ambiente y responder a las necesidades de la sociedad.
c) Desarrollar un
clima organizacional en el que el individuo pueda alcanzar sus fines
individuales y colectivos.
d) Desempeñar
ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar
recursos, organizar, instrumentar, y controlar.
e) Desempeñar
varios roles interpersonales de información y descripción.
¿Qué es un sistema? Es un
conjunto de elementos interrelacionados entre sí.
Ciencias que apoyan a la administración:
Informática, contabilidad, sociología, filosofía,
economía, derecho, geografía, Matemáticas, estadística, e investigación de
operaciones, ingeniería industrial, entre muchas otras.
¿Qué es un subsistema? Son
partes interrelacionadas que trabajan dependientes e independientes a la
par con otro subsistema para lograr un subsistema.
La organización esta orientada a ciertas metas
de individuos. Subsistema psicosocial son individuos que se organizan
socialmente.
¿Qué implica la dirección hacia los objetivos?
Se habla de autoridad, de responsabilidad,
motivación, liderazgo, donde hay una persona que dirige a los empleados
para llegar a los objetivos de la organización por medio de los
instrumentos tecnológicos, financieros.
Al ver a la organización como un sistema, podemos decir que es:
a) Un subsistema
incierto en su medio
b) Orientado hacia
ciertas metas, individuos con cierto propósito, incluyendo:
c) Un subsistema
técnico en el que los individuos utilizan conocimientos, técnicas, equipos
e instalaciones
d) Un subsistema
estructural en donde los individuos trabajan juntos en actividades
integradas,
e) Un subsistema
psicosocial en donde los individuos se interrelacionan socialmente y son
coordinados por:
f) Un subsistema
administrativo que planea y controla el esfuerzo global.
Las áreas de actividades o áreas de
responsabilidad, departamentos o divisiones están en relación directa con
las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus
objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y
labores homogéneas, las más comunes y usuales en todas las empresas son:
producción, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas.
La efectividad de la administración de una
empresa no depende del éxito de una área específica sino del ejercicio de
una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y
la adecuada realización de las actividades de las principales áreas
funcionales, mismas que son:
PRODUCCIÓN: Es aquella que
formula y desarrolla los métodos más adecuados para al elaboración de los
productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo,
instalaciones, materiales y herramientas requeridos.
MERCADOTECNIA: Su fin es unir
los factores y hechos que influyen en el mercado par crear lo que el
consumidor quiere, desea y necesita distribuyéndolo en forma tal que esté
a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio
más adecuado.
FINANZAS: Esta área se encarga
de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en
el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios
económicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de
que pueden funcionar debidamente.
RECURSOS HUMANOS: Su objetivo es
conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características
vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas
adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.
Fayol en su época
manejaba seis área funcionales:
- TÉCNICA,
- COMERCIAL,
- FINANCIERA,
- CONTABLE,
- SEGURIDAD Y
- ADMINISTRACIÓN,
las cuales hoy en su conjunto vendrían a ser mas
o menos: FINANZAS, MERCADOTECNIA, PRODUCCIÓN, Y RECURSOS HUMANOS
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.
Proceso administrativo es el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Está compuesto por la fase mecánica y
la dinámica en donde la:
MECÁNICA comprende a la
planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en
la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la
organización (de como se va a realizar y se cuenta con
los organigramas, recursos, funciones...)
DINÁMICA aquí está la
dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para
ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación y
por último, encontramos al control que es el encargado de
decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los
estudios.
PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:
FASE MECÁNICA:
Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas,
programas, presupuestos, procedimientos. Organización:
División del trabajo y de la coordinación; jerarquización,
departamentación, descripción de funciones.
FASE DINÁMICA:
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación,
comunicación, y supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición,
retroalimentación y corrección
KOONTZ Y O’ DONELL
El cumplimiento de los objetivos deseados mediante el establecimiento de
un medio ambiente favorable a la ejecución por personas que operan en
grupos organizados.
WILLIAM J. MCLARNEY
La administración es la combinación más efectiva
posible del hombre, materiales, maquinas, métodos y dinero para obtener la
realización de los fines de una empresa.
ROBERT F. BUCHELE
Es el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr
los objetivos de una organización formal.
HENRY FAYOL
Administrar es proveer, organizar, mandar, coordinar,y controlar.
ISAAC GERMÁN VALDIVIA
Es la dirección eficaz de las actividades y de la colaboración de otras
personas para obtener determinados resultados.
JOSÉ ANTONIO FERNANDEZ ARENA
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo y
cooperación de todos.
FRANCISCO LORIS CASILLA
Administración es obtener resultados a través del esfuerzo de otros
mediante un conjunto sistématico de reglas.
GEORGE R. TERRY
Consiste en lograr un objetivo mediante esfuerzo ajeno.
AGUSTIN REYES PONCE
Consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempo y números necesarios para su realización.
JOSSEPH L. MASSIE
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las
alternativas, cursos de acción a partir de los cuales establece los
objetivos. Trabajo de Omar Flores M. Unamosapuntes: http://unamosapuntes.mexico.com.mx/
BURT K. SCANLAN
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes,
procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información
para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
GEORGE R. TERRY
Es la selección y relación de hechos así como la información y el uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las
actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los
resultados deseados.
ERNEST DALE
Determinación del conjunto de objetivos
para obtenerse en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos a
través de técnicas y procedimientos definidos.
Representan los resultados que la empresa espera
obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Las
dos características primordiales que poseen los objetivos
que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:
1.- Se establecen a un tiempo específico.
(Determinado en días, meses, años, etc.)
2.- Se determinan cuantitativamente (Que se pueden contar)
IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
-Deben de ser apropiados y adecuados, ya que si no es así, se puede
retardar el éxito de la administración.
-Dan importantes guías de acción en áreas como toma de decisiones,
eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del
desempeño
Si se tiene una clara comprensión de los
objetivos organizacionales, entonces la toma decisiones se moverá hacia el
logro de los mismos.
EFICIENCIA ORGANIZACIONAL
Es importante tener claros los objetivos organizacionales para que al
coordinar los recursos, estos, sean enfocados hacia el logro de estos y
con ello aumentar la eficiencia que se define en términos de la cantidad
total de recursos y esfuerzos humanos que una organización use para
desplazarse hacia el logro de los objetivos.
GUÍA PARA LA CONSISTENCIA ORGANIZACIONAL
La mayoría de los miembros de las
organizaciones frecuentemente necesitan de directrices relacionadas con el
trabajo. Sí los objetivos organizacionales son usados como base para
estas directrices, tales objetivos servirán como guía para fomentar
consistentemente aspectos como la toma de decisiones, actividad,
productividad, calidad, y planeación de resultados efectivos.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El desempeño de todos los miembros de la organización se evalúa con el
objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer
para el aumento de esta.
TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS.
OBJETIVOS:
1.-ORGANIZACIONALES: Metas
formales de las organizaciones y se establecen para ayudar a la empresa a
alcanzar su finalidad.
2.- INDIVIDUALES: Son las metas personales que a cada
miembro de la organización le alcanzaría alcanzar como resultado de su
actividad dentro de la organización.
Cada individuo dentro de la organización tiene
razones personales para trabajar en el presente y en el futuro.
CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS EN CUANTO A TIEMPO
a) Corto Plazo: Se extienden a
un año o menos.
b) Mediano Plazo: Cubren periodos de 1 a 5 años.
c) Largo Plazo: Se extienden más allá de los cinco años.
MEDICIÓN DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben ser medibles y cuantificables, la determinación de lo
que deba de medirse y como debe de medirse y como debe de medirse
representa dificultades en especial en áreas en donde los objetivos son un
tanto abstractos, como la lealtad de los empleados, desarrollo de los
empleados o la responsabilidad social. En esta área pueden obtenerse
aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios.
JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS
La jerarquía de los objetivos contiene más comúnmente a los objetivos
dentro de la empresa y en los distintos niveles dentro de la misma.
NIVEL SUPERIOR: Se encuentra el
objetivo (s) principal (es), que van a proporcionar el objetivo para todos
los esfuerzos organizacionales. Están subordinados, pero relacionados con
los objetivos principales, se encuentran los objetivos derivados,
incluyendo los objetivos departamentales que fijan la meta de segmentos
particulares de la unidades organizacionales de la empresa.
Los objetivos departamentales
tienen a su vez, objetivos de grupo subordinados, que se dividen en
objetivos de unidad y objetivos individuales.
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso tiene aplicación universal y los
gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se
trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de
objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una
empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de
departamentos.
Así mismo, este proceso puede ser utilizado en
cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de
supervisión.
La naturaleza del proceso administrativo
se basa en:
PLANEACIÓN:
- Contribución de los objetivos
- Extensión de la planeación
- Eficacia de los planes
ORGANIZACIÓN
- Objetivos cuantificables
- Claro concepto de actividades o actividades
involucradas
- Área clara y concisa de la autoridad o de la
decisión
DIRECCIÓN
- Propósito de la empresa
- Factores productivos
- Naturaleza del factor humano
CONTROL
- Establecer estándares
- Medición
- Corrección
- Retroalimentación
Agustín Reyes Ponce
1) PREVISIÓN
a) Previsibilidad: Debe de
realizarse tomándose en cuenta no hay certeza completa por la cantidad de
factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá
en la empresa un riesgo.
b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en
hechos más que en opiniones objetivas. El éxito de la empresa es en base
a la información de que disponga.
c) Medición: Las previsiones serán tanto más seguras
cuando más podamos apreciarlas o medirlas.
2) PLANEACION
a) Previsión: Los planes deben
de hacerse lo más precisos posibles y no con afirmaciones vagas y
genéricas.
b) Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen
para los cambios que surgen en este.
c) Unidad: Los planes deben de ser de tal naturaleza
que exista una para cada función y todos los aplicables para una empresa
puedan estar coordinados e integrados que pueda decirse que existe un sólo
plan general.
3) ORGANIZACIÓN
a) Especialización: La división del trabajo
influye en el aumento de la producción ya que de acostumbrarse a un
trabajo, se llega a la especialización y de esta a la productividad.
b) Unidad de mando: Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una
sola función.
c) Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de
autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada nivel
jerárquico.
d) Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de
corresponder el establecimiento de los controles adecuados.
PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN:
1.- Integración de personas:
- Adecuar funciones a los hombres
- Proveer a los hombres de elementos
administrativos para el buen desempeño de su función y
- Darle importancia a una buena introducción
adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
- Coordinación de elementos y técnicas entre sí
y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
- Se debe planear como reponer los gastos y en
momentos de improductividad en mantenimiento.
PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL
Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre
el control sobre de esa delegación que se confiere.
PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
1.- COORDINACIÓN DE INTERESES:
Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los
objetivos.
2.- IMPERSONALIDAD DEL MANDO:
La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo social
y no el resultado de intereses personales del administrador.
3.- VÍA JERÁRQUICA: Dice que no
deben de faltar sin razón los productos de una orden.
4.- RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS:
Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más
pronto posible con el menor disgusto de las partes.
5.- APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO:
Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones.
6.- ESTÁNDARES: El control es
imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de
objetivos).
7.- MEDIR EL CONTROL: El
control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene
justificación ante los beneficios que se espera y,
8.- EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN:
Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no
salieron como se planeo en un inicio.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
- Se ofrece un marco de trabajo conceptual
- Proporciona fundamentos para el estudio de la
administración promoviendo el entendimiento de lo que es la
administración.
- Son factibles de las contribuciones de otras
escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento
contemporáneo administrativo.
- Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable
a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para
adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
- Se reconoce flexibilidad y arte de la
administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma
práctica.
- Se proporciona una genuina ayuda a los
practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el
gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los
objetivos y los medios para alcanzarlos.
- Los principios de la administración están
derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias
para una útil investigación administrativa.
- Se estimula el desarrollo de una filosofía
determinada de la administración, cada una de las fases de sus
aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera
Control por áreas funcionales:
Una de las grandes ventajas de los sistemas de
control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas
de la empresa evaluar las ejecuciones tanto a nivel genérico como
específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
El control se aplica a las 4 áreas
básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.
CONTROL DE PRODUCCIÓN
La función de control en esta área busca el
incremento de la eficiencia, la reducción de costos, la uniformidad y
mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas
tales como estudios de tiempo y movimiento, inspecciones, programas
lineales y dinámicos, análisis estadísticos y gráficas. El control en
esta área comprende 4 funciones:
CONTROL
* Es la función administrativa básica en todas
las áreas.
* Es la función de todo administrador, desde el presidente hasta los
supervisores.
* Es la responsabilidad básica de todos aquellos que tienen a su cargo la
tarea de realizar los planes.
CONCEPTOS BÁSICOS:
- Medición del desempeño,
- Adecuar los acontecimientos a los planes,
- Identificar desviaciones de los planes,
- Corregir dichas desviaciones,
- Asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa con los planes
diseñados para alcanzarlos.
DEFINICIÓN DE CONTROL:
Es la función administrativa que consiste en
medir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los
acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con
metas y planes; mostrando donde existen desviaciones de los estándares y
ayudar a corregirlas.
PROCESO DE CONTROL
A) MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO.- No
siempre resulta práctico, lo ideal es identificar anticipadamente posibles
desviaciones, procurando evitarlas mediante acciones apropiadas. Si el
administrador es atento es probable que se de cuenta de los estándares,
pero si no se da cuenta como deberían de descubrir dichas desviaciones en
el menor tiempo posible.
De contar con medidas apropiadas para determinar
estándares exactos sobre de que se hacen subordinaria la evaluación del
desempeño real o esperado es sencilla mas no en todas las actividades
resulta fácil establecer estándares exactos.
Los trabajos menos técnicos pueden ser difíciles
de evaluar así como la complicación para elaborar estándares para estas
tareas, ocasionando un control más complejo; pero con mayor frecuencia
puede ser incluso de más importancia.
ESTÁNDARES.- Los estándares son
criterios con los que se mide el desempeño real o esperado, con ella es
más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben
exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la
asignación de tareas individuales o de grupos. Las correcciones de estas
desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte
del sistema completo de administración. Las modificaciones podrán hacerse
corrigiendo los planes o metas sin olvidar el objetivo primordial.
¿Cómo?
- Ejerciendo una función de organización mediante
la resignación o aclaración de tareas.
- Contratar personal adicional y costos analizados.
- Una mejor selección y capacitación.
- El despido.
El control debe de ser lo suficientemente
flexible como para tomar en cuenta el ambiente organizacional y las
características del país.
PROCESO DE CONTROL
El control consiste en un proceso compuesto de
tres pasos definidos que son universales:
1.- Medición del desempeño
2.- Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las
diferencias, si existen.
3.- Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias
medidas correctivas.
1.- MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO: La
medición es la determinación de la cantidad o capacidad de una entidad
bien definida. El primer paso para medir el desempeño principia con los
problemas de la medición, sin la medición el gerente se ve obligado a
adivinar o a utilizar métodos empíricos que pueden ser no muy confiables.
En ocasiones, cuando se presentan problemas de
medición es útil pensar en términos de logros tangibles e intangibles. Las
mediciones tangibles indican la cuenta de varias unidades similares cuyo
total da un valor de posición relativa para una entidad conocida como son
las unidades producidas, las tarjetas llenadas y muestras distribuidas.
Por otra parte se encuentran las mediciones
intangibles, los cuales son difíciles de reunir datos sobre ellos; por
tanto se debe de depender de medios tales como el criterio y pistas
indirectas. Algunos de los intangibles son: El desarrollo de ejecutivos,
la buena moral de los empleados, comunicación efectiva y compras
eficientes.
2.- COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL
ESTÁNDAR: Al hacer esta comparación es hacia la excepción a la
que debe de dirigirse la atención administrativa. El gerente no necesita
preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se
aproxima mucho a los resultados esperados. Además, la concentración en
las excepciones requiere de menos trabajo, ya que por lo general el número
de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño
comparado con el total. Esto nos lleva al principio administrativo de
excepción: “El control se facilita concentrándose en las excepciones, o
variaciones notables, del resultado esperado o estándar.” Por lo que este
principio viene a ser importante dentro del control, significando que gran
parte de los esfuerzos de control están dirigidos a los casos
excepcionales, los que requieren acción remediadora.
3.- CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES:
Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están
ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados
inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de
importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata. El control
efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas
excepciones.
Las correcciones son aplicadas por quienes tienen
la autoridad sobre el desempeño real, esto puede implicar la modificación
del plan, una modificación organizacional, o simplemente un cambio en la
motivación. La reimplantación del objetivo en la mente de los empleados o
la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se
necesite.
La corrección de la desviación debe de ir
acompañada por una responsabilidad fija e individual. La acción
remediadora es preferible a la acción correctiva; este último paso en el
proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas,
busca la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar
la fuente de la discrepancia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda
y cooperación y además de una actitud favorable hacia el control; y esto
es de especial importancia
Cuestionario con respuestas
1.- ¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS?
Indican resultados y fines que la empresa debe de lograr en un tiempo
determinado y que proporcionan las pautas y directrices básicas hacia
donde dirigir los esfuerzos y recursos.
2.- DEFINIR EL TÉRMINO OBJETIVO:
El diccionario define a esta palabra objetivo en sí. Esta palabra viene
del latín objetum que significa “cosa que se arroja hacia adelante.”
3.- ¿CUÁLES SON LAS GUÍAS PARA LA
FORMULACIÓN DE OBJETIVOS QUE ES IMPRESCINDIBLE OBSERVAR PARA SU FORMACIÓN?
- Asentarlos por escrito
- No confundirlo con los medios y estrategias para alcanzarlo
- Hacerse siempre estas seis preguntas:: ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Donde? ¿Porqué?
¿Qué? ¿Quién?
- Los objetivos deben de ser perfectamente bien conocidos y entendidos.
- Deben de ser estables.
4.- ¿QUÉ SON METAS?
Representan relación de números en cantidad y tiempo operado en tanto que
los objetivos son las guías a nivel general. El objetivo general debe de
abarcar en su contexto las metas a corto y largo plazo.
* Las metas se interrelacionan entre sí, para conseguir el objetivo
general.
* Coexisten en armonía donde la obtención de una es compatible con la
consecución de la otra.
5.- DEFINICIÓN DE POLÍTICAS
ADMINISTRATIVAS
Son las guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten una y otra vez dentro de una organización. Las políticas son
criterios generales de ejecución que auxilian el logro de los objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas
en función de estas.
6.- DIFERENCIAS ENTRE POLÍTICAS Y REGLAS
Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o
comportamiento y son estrictas, mientras que las políticas son flexibles.
7.- ¿CUÁLES SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA
FORMALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS?
- Establecerse por escrito y dársele validez
- Redactarse con precisión y claramente.
- Darse a conocer a todos los niveles.
- Coordinarse con las demás políticas.
- Revisarse periódicamente
- Ser razonable y aplicarse a la práctica.
- Estar acorde con los objetivos de la
empresa.
- Debe de ser estable en su formulación y ser
flexible.
8.- ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Y DEFÍNELO
Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades,
refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, Implica una
estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos
son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor
forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla
las actividades de la organización en términos financieros.
9.- CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS
&.- Es un esquema porque se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente.
&.- Es un plan en términos cuantitativos: Maneja tiempo y dinero.
&.- Es general en toda la empresa: Porque cada área debe de tener su
presupuesto.
&.- Es específico: Porque puede referirse a c/u de las áreas en que está
dividida la organización, porque indica el orden que se lleva, que mes le
toca tal cantidad a tal rubro a tal actividad.
&.- Es para un tiempo determinado.
10.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS
DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO?
- Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel
más alto de la empresa y determinan la asignación de recursos en toda la
organización. ej. el presupuesto de resultado.
- Tácticos o departamentales:</ strong> Aquellos que son
formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. ej. el
presupuesto de ventas.
- Operativos: Son presupuestos para cada departamento. ej. presupuesto
para la sección de mantenimiento.
11.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS DE
ACUERDO A SU CALCULO?
- Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base
en metas definidas de operación.
- Flexibles: Pueden cambiar todos nuestros cálculos en el transcurso del
tiempo.
- Por programas: Sólo van encaminadas a aquellas áreas en que son
necesarias para la empresa, a actividades que reditúan mayores beneficios
a las organizaciones.
12.-¿A PARTIR DE QUÉ SE ELABORAN LOS PRESUPUESTOS
Y QUIENES PARTICIPAN EN SU DETERMINACIÓN?
Los objetivos se elaboran a partir de los objetivos generales
establecidos por la dirección y en su determinación participan los
responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.
13.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PRESUPUESTOS
INTEGRALES?
- Operación: Son presupuestos para que funcione la empresa como Ventas,
Producción, Compras, Mano de obra, Gastos diversos...
- Capital: Comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que
realiza la empresa y de activos fijos tales como la maquinaria y equipo,
edificios, construcciones, mobiliario, mantenimiento.
- Financiero: En el que completan balance, estado de resultados, de origen
y aplicación de recursos, de flujo de caja. Es decir, que cantidad
tenemos.
14.- ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Es un conjunto especial de actividades que deben de efectuarse dentro de
un periodo especificado generalmente en el lugar de trabajo.
15.- ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UN
PROYECTO?
1.- Identificar todas las tareas y su tiempo estimado de realización
2.- Graficarlas en forma de redes.
16.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS PROYECTOS?
Proyección de referencia: Se retoma el pasado para ver que será en el
futuro.
Proyección ideal: Es el proyecto hacia el futuro. Es ver como quiero que
esté mi empresa en un tiempo determinado.
Proyección planeada: Ver a la empresa como se comporta en cada lapso de
tiempo. Es la descripción de la distancia en la que la empresa pueda
avanzar en el cumplimiento de sus funciones.
17.- ¿QUÉ ES UN PROGRAMA?
Es un conjunto de planes para alcanzar un objetivo, estableciendo una
secuencia de actividades específicas, los tiempos requeridos y los eventos
para su consecución.
18.- ¿CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA?
1.- Tienen una estructura propia
2.- Pueden formar parte de una serie de actividades de un programa más
general.
3.- Van de lo general a lo particular.
19.- CLASIFICACIÓN DE UN PROGRAMA
Tácticos: Para una área de actividad.
Operativos: Se establecen en cada una de las unidades de cada área de
actividad.
20.- ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
Es una serie de pasos secuenciales e interrelacionados que un
administrador puede usar para responder a un problema estructurado.
21.- CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
- Establecen secuencias para efectuar las
actividades rutinarias y específicas.
- Se establecen de acuerdo a la situación de
cada empresa.
- Son muy específicos y detallados.
- Se llevan a cabo en el nivel operativo.
22.- ¿CÓMO SE DEFINE LA TOMA DE DECISIONES?
Se define como la selección de un curso de acción entre alternativas (
elección entre varias alternativas). La decisión se encuentra en el
núcleo de la planeación. El administrador mira la decisión como su
trabajo principal ya que debe decidir quien debe de hacerlo, cuando,
donde y como debe de hacerlo.
23.- ¿QUÉ SON LAS ESTRATEGIAS?
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas que muestran
la dirección o el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr
los objetivos con las condiciones más ventajosas.
24.- EXPLICA CADA ESTRATEGIA:
- ACCIÓN GENERAL: Se establecen a nivel
estratégico, muestran la dirección o el camino que debe de seguir sin
indicar detalladamente como emplear los recursos.
- EMPLEO GENERAL: Se emplea en otras etapas de
la planeación tales como los programas, los presupuestos y los
procedimientos.
25.- ELEMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES
1.- RACIONALIDAD:
- Analizan un hecho o serie de hechos
objetivamente
- Trata en forma objetiva la acción a decidir.
- Tiene una clara comprensión de los caminos por
los cuales se puede alcanzar un objetivo bajo las circunstancias y
limitaciones existentes. (Crear alternativas)
- Habilidad de analizar las alternativas
- Escoger las mejores alternativas para alcanzar
una meta deseada.
2.- RACIONALIDAD LIMITADA : También se le conoce
como circunscrita, y es aquella que nunca es completa porque se toman
decisiones para el futuro y estas pueden variar.
3.- SATISFACTORIO : Cursa sólo lo
satisfactoriamente bueno.
26.- PASOS A TOMAR EN CUENTA EN LA TOMA DE
DECISIONES
1) DETERMINACIÓN DE LOS CURSOS DE ACCIÓN
2) EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
3) SOLUCIÓN DE ALTERNATIVAS
27.- EXPLICA CADA UNO DE LOS PASOS EN LA TOMA DE
DECISIONES
1) DETERMINACIÓN DE LOS CURSOS DE ACCIÓN : O
alternativas, son aquellos que buscan el mayor número de alternativas para
lograr cada uno de los objetivos para ello:
- Desarrollan y seleccionan el ingenio, la
investigación, la experiencia
- Su factor limitante es la circunstancia pues
obstaculiza el logro de los objetivos.
- Su principio de facultad limita cuando se
reconocen y resuelven aquellos factores que se interponen en forma
crítica, en el camino de una meta. Se puede seleccionar el mejor curso
de acción.
2) EVALUACIÓN Y SELECCIÓN : Se evalúa y
selecciona la mejor alternativa que contribuya mejor a la obtención de las
metas. Este es el punto de la toma de decisión final aunque hay otras
decisiones en la planeación, como:
- Los factores tangibles o cuantitativos, que
son factores que se pueden medir con términos numéricos.
- Los cualitativos o intangibles son aquellos
que son difíciles de medir.
- Análisis marginal que compara los ingresos
adicionales que generan costos igualmente adicionales o comparar costos
e ingresos.
- Análisis costos-beneficios: Selecciona el
mejor plan cuando los objetivos son menos específicos que ventas,
costos, es decir, es la forma de encontrar menos costoso el cumplimiento
de nuestros objetivos y para ello es necesario tener:
a) OBJETIVOS IMPRESOS: Orientados a la
producción o al resultado final.
b) ALTERNATIVAS : Son programas, sistemas o estrategias totales.
c) EFECTIVIDAD : Relevante para los objetivos y planteada en
términos precisos.
d) ESTIMACIÓN DE COSTOS : Sólo hay de dos; Monetarios y no
monetarios.
e) ESTÁNDARES DE DECISIÓN : Son definitivos por lo general, no son
tan específicos como el costo y la utilidad.
3) SOLUCIÓN DE ALTERNATIVAS : Consideran las
alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajosas en cuanto a
que permitan lograr los objetivos con mayor eficiencia y eficacia. Por lo
que se necesita tener:
EXPERIENCIA : Es el ser el mejor maestro,
desempeña el papel mayor del que merece en la toma de decisiones.
EXPERIMENTACIÓN : Es la más costosa ya que es el camino para llevar a
alguien a la experiencia debido a la cantidad de errores que cometen en lo
que implica la investigación y análisis.
28.- CLASIFICACIÓN DE LAS DECISIONES
- PROGRAMADAS
- NO PROGRAMADAS
29.- EXPLICAR CADA UNO DE ELLOS
PROGRAMADAS: Se aplican a problemas estructurados
o rutinarios.
NO PROGRAMADAS: Son situaciones no estructuradas, nuevas o mal definidas
de una naturaleza no repetitiva.
NOTA: No se debe de olvidar que las condiciones de la toma de decisiones
son tres : CERTEZA, INCERTIDUMBRE y RIESGO.
La toma de decisiones rara vez es sencilla por
eso se dice que el ejecutivo exitoso no es aquella persona que adivina
correctamente.
30.- ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE
INCERTIDUMBRE?
1) Análisis de riesgos: Es conocer la magnitud y la naturaleza del riesgo
antes de asumir la elección de un curso de acción cuantitativa y
estadísticamente.
2) árboles de decisiones : Presentan bajo la forma de un árbol, los puntos
de decisión, los acontecimientos fortuitos y las probabilidades existentes
en los diversos cursos posibles, donde uno puede apreciar las alternativas
posibles.
3) Teoría de la preferencia : Se basa en la idea de que las actitudes
individuales hacia el riesgo varían.
#.- Actitudes hacia el riesgo es decir, que corres más o menos riesgo
##.- Riesgo personal o curvas de preferencia: a) APOSTADORES b)
AVERSIÓN
31.- ¿DE QUE DEPENDE LA IMPORTANCIA DE UNA
DECISIÓN?
La importancia de una decisión depende del alcance de responsabilidad que
se tenga, pero todos los niveles jerárquicos de una empresa deben de ver
que sean necesarios y correctos por lo que hoy en día se deben de apoyar
en los diversos sistemas computacionales como los sistemas de apoyo de
decisiones.
32.- SISTEMAS COMPUTACIONALES QUE APOYAN A LA
TOMA DE DECISIONES?
@) SAD : Que es el empleo de computadoras para facilitar el proceso de la
toma de decisiones en tareas semiestructuradas.
@)) S I G : Son los sistemas de información general.
32.- ELEMENTOS ESENCIALES EN LA TOMA DE
DECISIONES?
La creatividad y la innovación que en su conjunto son la capacidad y el
poder para desarrollar nuevas ideas.
34.- ¿QUÉ SON LOS PLANES?
PLANES: Son el resultado de la planeación y pueden definirse como diseños
o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
35.- CLASIFICACIÓN DE LOS PLANES EN CUANTO AL
PERIODO DE SU REALIZACIÓN
1.- ac/p = Tiempo menos o igual a un año.
2.- al/p = Tiempo mayor a tres años.
3.- am/p= Tiempo de 1-3 años.
36.- ¿CUÁLES SON LOS TRES TIPOS DE PLANES EN LA
ORGANIZACIÓN?, EXPLICARLOS.
- Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto de la empresa y
determinan la asignación de recursos en toda la organización. ej. el
presupuesto de resultado.
- Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de
las áreas de actividad de la empresa. ej. el presupuesto de ventas.
- Operativos: Son presupuestos para cada departamento. ej. presupuesto
para la sección de mantenimiento.
37.- TÉCNICAS PARA FORMULAR LOS PLANES Y PARA
PRESENTARLOS
a) MANUALES
b) DIAGRAMAS DE PROCESO Y DE FLUJO
c) GRÁFICAS DE GANTT
d) PROGRAMAS
38.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?
El término manual significa folleto, libro, carpeta en los que se
encuentran sistemáticamente un buen conjunto de elementos administrativos
que son de un fácil manejo y tienen un fin concreto: Orientar y uniformar
la conducta que se presenta en cada grupo humano en la empresa.
39.- ¿QUÉ TIPOS DE MANUALES SE UTILIZAN EN UNA
ORGANIZACIÓN?
° Manual de objetivos y políticas
° Manuales departamentales
° Manuales del empleado o de bienvenida
° Manuales de organización
40.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS?
° Manual de objetivos y políticas: Es un conjunto de objetivos propios de
la empresa expresados políticamente y algunas veces acompañados de reglas
muy generales que ayudan a aplicar esas políticas.
41.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DEPARTAMENTAL?
° Manuales departamentales: Aquellos en los que se recogen todas las
políticas, reglas correspondientes a cada departamento.
42.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE BIENVENIDA O DEL
EMPLEADO?
° Manuales del empleado o de bienvenida: Son aquellos que le dan al nuevo
ingresante una embarradita de lo que es la empresa en su conjunto,
presentándoselo en forma de folleto que le sirva como especie de guía.
Suelen recoger todo lo que les interesa conocer a los empleados en
general, al ingresar a la empresa.
43.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN?
° Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y
comentario de las cartas de organización.
44.- ¿PARA QUE SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE PROCESO Y
DE FLUJO?
Sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento. Se consideran como instrumentos de simplificación.
45.- ¿CUÁLES SON LOS SIGNOS QUE SE UTILIZAN EN
ESTE PROCESO Y FLUJO?
~ Operaciones: Escribir documentos, hacer cálculos, sellar, registrar,...
~ Transportes: llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, etc.
~ Inspecciones: Revisar cuentas, analizar informes etc. °
~ Demoras: Cartas dejadas en charola de salida, documentos en espera de su
trámite.
~ Almacenamientos: Documentos en el archivo...
46.- ¿PARA QUE OTRA COSA SIRVEN ESTOS DIAGRAMAS
DE PROCESO Y DE FLUJO?
Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos
pasos.
47.- PASOS A SEGUIR EN EL DIAGRAMA DE PROCESOS
1.- Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de
identificación del proceso.
2.- El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la
descripción breve del trámite, 2 para las distancias de los transportes y
minutos de demora y 1 para observaciones.
3.- Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en
las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea.
4.- Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso
las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, así como el tiempo
perdido en el almacenamiento.
5.- los totales nos indican el tipo de acción que conviene tomar para un
análisis más profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar
en un tiempo determinado.
48.- ¿QUÉ OBJETO TIENE LA GRÁFICA DE GANTT?
Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades
que se realizan coordinadamente.
49.- ¿QUÉ ES UN PROGRAMA?
Son planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia
de operaciones, si no que pueden ser
generales o particulares según se refieran a toda la empresa o a un
departamento de una empresa, pueden ser también a corto y largo plazo, ya
sea para un mes, 2. 3 o hasta a un año y los que exceden de un año.
50.- ¿QUÉ BUSCAN LAS TÉCNICAS DE TRAYECTORIAS
CRÍTICAS?
Buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de
secuencias coordinadas de actividades
simultáneas que tienen el mismo fin y origen. PERT, CPM, RAMPS.
51.- ¿FINALIDAD DE LA APLICACIÓN DE LA PLANEACIÓN
EN R.H.?
Es asegurar que la organización consiga y retenga la cantidad de R.H. que
requiere y esté en capacidad de prever los problemas inherentes a los
excesos o déficits potenciales de las personas.
52.- ACTIVIDADES DE LA PLANEACIÓN EN R.H.
1.- Proyección de la demanda: Estimación de las
necesidades futuras de RH de acuerdo con los planes empresariales
estratégicos y las proyecciones de futuros niveles de actividad. Estas
necesidades se expresan tanto en num. de personas como en capacidades y
experiencias requeridas. Debe de evaluarse cualquier cambio en el
conjunto de capacidades o el requerimiento de nuevos tipos de habilidad
que surja de los cambios tecnológicos o de otra clase que se haya
incorporado en el plan estratégico. de tal manera que se puedan reclutar,
entrenar, y desarrollar los RH que va a utilizar la organización.
2.- Proyección de la oferta: Estimación a bace
del análisis de la oferta de personas tanto internas como externa a la
organización.
3.- Determinación de los requerimientos de RH:
Análisis de las proyecciones de las demandas y ofertas para identificar
necesidades o excesos futuros de personal.
4.- Planeación de la acción: Preparar y poner en
práctica planes para satisfacer las necesidades futuras de RH o para
enfrentar los excesos.
53.- ¿QUÉ CONSTITUYE LA PLANEACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN?
La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad
y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes
decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando
producirlos.)
54.- ¿QUÉ PUNTOS CUBRE LA PLANEACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN?
1.- Satisfacer a tiempo necesidades del mercado señalados por el
departamento de ventas.
2.- Obtener el mayor aprovechamiento del tiempo de la mano de obra.
3.- Obtener el mínimo de tiempo en los procesos para una entrega más
rápida a la clientela.
4.- Obtener el mayor aprovechamiento de las instalaciones, maquinaria y el
equipo y herramientas.
5.- Controlar la eficiencia y los costos de manufactura y ensamble.
6.- Obtener el mayor aprovechamiento de los materiales.
55.- ¿QUÉ ABARCA LA PLANEACIÓN FINANCIERA?
Presupuestar el Capital, la planeación de las utilidades y de la liquidez,
representa la evaluación y resumen cuantitativo de las diversas
actividades de la planeación incluyendo el programa de desarrollo de
empresas.
56.- ¿PARA QUÉ SIRVE LA PLANEACIÓN FINANCIERA?
-Da oportunidad para una evaluación de viabilidad muy objetiva.
- Traduce la información de la investigación de mercados a programas de
ventas.
- Incorpora las operaciones y planes organizacionales a categorías de
gastos.
- Muestra necesidades de efectivo de la empresa en el tiempo proporciona
una base para evaluar la oportunidad de inversión.
57.- PUNTOS QUE CUBRE LA PLANEACIÓN FINANCIERA
1.- Necesidades de inversión de capital: Indica los activos de capital
necesarios para establecer la empresa.
2.- Análisis de equilibrio: Es una forma de determinar el nivel de ventas
y producción que cubrirá los costos.
3.- Pronósticos de utilidades y pérdidas: Reflejan la rentabilidad
potencial de la operación comercial.
4.- Pro forma de análisis de flujo de efectivo: Detalla la cantidad y el
tiempo en que se esperan ingresos y egresos de efectivo.
5.- Pro forma de estado de situación financiera: Refleja el aumento de
utilidades y ganancias retenidas además del balance de las deudas
decrecientes al irse pagando estas.
6.- Registro de historial: Se refiere a los estados de situación
financiera y declaraciones de ingresos de curso.
58.- PUNTOS QUE CONSTA LA PLANEACIÓN DENTRO DE
MERCADOTECNIA
1.- Resumen para los directivos: Dar objetivos y recomendaciones más
importantes.
2.- Situación actual de mercadotecnia: Describe la naturaleza del mercado,
meta y la posición en que se encuentra la
empresa.
3.- Peligros y oportunidades: Se harán previsiones, visualizaran riesgos y
oportunidades que representan el producto.
4.- Objetivos y problemas: Una vez analizados los peligros y oportunidades
se podrán fijar los objetivos y considerar los
problemas que los afectarán.
5.- Estrategias de mercadotecnia: La constituyen los instrumentos de
mercadeo con las cuales la unidad de negocios confía alcanzar sus
objetivos.
6.- Programas de acción: Intervienen programas específicos que contestan
las siguientes preguntas: ¿Qué deberá de hacerse?, ¿Cómo? ¿Quien se
encargará de hacerlo?, ¿Cuánto costará?.
7.- Presupuestos: Se refiere a una proyección del estado de perdidas y
ganancias.
8.- Los controles: Son aquellos que se aplicaran para vigilar el avance
del plan. Se examinan los resultados y detectara cuales negocios no están
consiguiendo metas.
60.- ¿DE DONDE VIENE LA PALABRA ORGANIZACIÓN?
Del griego Organon que significa instrumento.
61.- ¿QUÉ USO LE DA LA LENGUA A LA PALABRA?
De organismo
62.- DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN SEGÚN AGUSTÍN
REYES PONCE
Es la estructura técnica de las relaciones que deben de existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de
un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados.
63.- ¿A QUÉ 4 ASPECTOS ESPECÍFICOS SE REFIERE LA
ORGANIZACIÓN?
1.- A la estructura, donde es quizá la parte más típica de los elementos
que corresponden a la mecánica administrativa.
2.- Se refiere a como deben de ser las funciones, las jerarquías y
actividades.
3.- A las funciones, niveles o actividades que están por estructurarse;
más o menos remotamente, ve al futuro inmediato o
remoto.
4.- La organización constituye el dato final del aspecto estático o
mecánico; nos dice como y quien va a hacer cada cosa y como la va a hacer,
cuando la organización está terminada sólo resta actuar, integrando,
dirigiendo y controlando.
64.- CINCO PROPÓSITOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
1.- Es de carácter continuo, donde la empresa y sus recursos jamás se
puede decir que están sujetas a cambios constantes. 2.- Es un medio al
través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente y con un mínimo de esfuerzo.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.
65.- ¿QUÉ DESCRIBE LA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN?
El marco de la organización.
66.- ¿QUÉ ES EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN?
- Es cuando los administradores construyen o cambian la estructura de una
organización.
- El diseño ideal depende de factores de contingencia como la estrategia,
estructura, tamaño, tecnología, ambiente.
67.- DOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN
MECÁNICA: Complejidad, formalización, centralización, es más efectiva en
ambientes estables.
ORGÁNICA: Baja complejidad, formalización y descentralización, se
desarrolla en ambientes dinámicos e inciertos.
68.- ¿QUÉ ES NECESARIO APLICAR SIMULTÁNEAMENTE
PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN?
La técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo
de organización es idónea en la situación
específica que se esté manejando.
69.- MENCIONAR Y EXPLICAR LAS ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN
-- DIVISIÓN DEL TRABAJO: Separación y delimitación de actividades dando
lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo, se divide en
jerarquización y departamentalización.
-- COORDINACIÓN: Sincronización de recursos y esfuerzos de un grupo social
para lograr los objetivos.
70.- FACTORES DE LOS CUALES DEPENDE LA
DETERMINACIÓN DE LA CLASE DE ORGANIZACIÓN MÁS ADECUADA
Giro o magnitud de la empresa, Recursos, Objetivos, Tipo, y Volumen de
producción.
71.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN MÁS USUALES
1.- LINEAL O MILITAR
2.- FUNCIONAL O DE TAYLOR
3.- LINEO FUNCIONALES
4.- STAFF
5.- COMITÉS
6.- MATRICIAL
72.- ¿EN QUIÉN SE CONCENTRA LA ACTIVIDAD
DECISIONAL?
En una persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad
básica del mando.
73.- ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE QUE SE CONCENTRE
ASÍ LA TOMA DE DECISIONES?
a) MAYOR FACILIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES
b) NO HAY CONFLICTOS DE AUTORIDAD
c) ES CLARO Y SENCILLO
D) ES ÚTIL EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS
e) LA DISCIPLINA ES FÁCIL DE MANTENER.
74.- ¿CUÁLES SON LAS DESVENTAJAS DE QUE SE
CONCENTRE ASÍ LA TOMA DE DECISIONES?
1.- ES RÍGIDA E INFLEXIBLE
2.- LA ORGANIZACIÓN DEPENDE DE HOMBRES CLAVE
3.- NO FOMENTA LA ESPECIALIZACIÓN
4.- LOS EJECUTIVOS ESTÁN SATURADOS DE TRABAJO, NO SE DEDICAN A LABORES
DIRECTIVAS SI NO QUE DE OPERACIÓN SIMPLEMENTE.
75.- ¿QUIÉN CREÓ LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Y EN
QUÉ CONSISTE?
Frederick Taylor y consiste en dividir el trabajo y establecer la
especialización de manera de que cada hombre, desde el gerente hasta el
obrero ejecuten el menor número de funciones.
76.- VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
1.- Mayor especialización
2.- Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona
3.- La división del trabajo es planeada.
4.- El trabajo manual se separa del intelectual
5.- Disminuye la presión sobre un sólo jefe.
77.- DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
1.- Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad lo que afecta la
disciplina moral de los trabajadores.
2.- Se viola el principio de unidad de mando, lo que origina confusión.
3.- la no clara definición de autoridad da lugar a rozamientos entre
jefes.
78.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN QUE SE COMBINAN EN LA
ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL
LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo
jefe para cada función especial.
FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es mas
aplicable en las empresas.
79.- ¿QUÉ ES STAFF Y PORQUÉ SURGE?
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo
de los detalles.
80.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL STAFF
Ventaja: Ayuda de personas expertas que laboran en base a honorarios y
se encuentran fuera de la organización, por lo que el pago de IMSS y demás
prestaciones no son necesarias.
Desventaja: Se paga mucho por sus servicios, y no
se está seguro que actúen con políticas de confidencialidad de asuntos de
la empresa con otras.
81.- ¿QUÉ SON COMITÉS?
Es un cuerpo de personas que se reúnen y comprometen para discutir y
decidir en común los problemas que se les encomiendan.
82.- ¿CLASIFICACIÓN DE LOS COMITÉS
DIRECTIVO: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de
deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.
EJECUTIVO: Es nombrado por el comité directivo para ejecutar los acuerdos.
DE VIGILANCIA: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar.
CONSULTIVO: Integrado por especialistas que emiten dictámenes sobre
asuntos que le son consultados.
83.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS
Ventaja: Las decisiones se toman con grupos
multidisciplinarios de representantes de varios estratos, por ejemplo
gobierno, directivos, obreros, etc.
Desventaja: Las decisiones se tardan en tomar
pues son varios intereses que se juegan.
84.- ¿EN QUE CONSISTE LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL?
En combinar la departamentación por proyecto con la de funciones.
85.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN
MATRICIAL
86.- ¿QUÉ SON TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN?
Herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional,
indispensables durante el proceso de la organización aplicables a las
necesidades de cada grupo social.
87.- ¿QUÉ SON ORGANIGRAMAS?
Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización que
muestran las interrelacionares, las funciones, los niveles jerárquicos,
las obligaciones y la autoridad.
88.- CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
Objeto, área y contenido.
89.- FORMAS DE PRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS Y
EXPLICAR CADA UNO
1.- VERTICAL: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.
2.- HORIZONTAL: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a
derecha.
3.- CIRCULAR: Los niveles jerárquicos van desde el centro hacia la
periferia.
4.- MIXTO: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el
vertical.
90.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?
Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,
información sobre la organización de la empresa y pueden ser de :
Políticas, departamentales, bienvenida, organización, procedimientos,
contenido múltiple, técnicas y de puesto.
91.- ¿PORQUÉ SON DE GRAN UTILIDAD LOS MANUALES?
Porque informan y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa, limitan actividades, responsabilidades y funciones, aumenta la
eficiencia de los empleados, ayudan a la coordinación y evitan la
duplicidad y las fugas de responsabilidad, son una base para el
mejoramiento de los sistemas y reducen costos al incrementar la
eficiencia.
92.- ¿QUÉ DEBE DE CONTENER EL FORMATO Y LOS
ÍNDICES DE LOS MANUALES?
- Índice,
- Objetivos y antecedentes del manual,
- Cada sección debe de llevar la fecha en que se
termine, emita y quede vigente,
- Nombre de las personas que intervinieron en la
elaboración del manual.
- Debe de llevar instrucciones para hacerlo más
comprensible.
- Redacción clara, concisa y ordenada
- Complementarse con gráficas
93.- ¿QUÉ EXPLICAN LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN?
Los detalles más importantes de la organización como son los objetivos y
políticas generales de la organización, su historia, funciones, nombres de
los departamentos, responsabilidades, organigramas.
94.- CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTALES
Son más específicos, de acuerdo al departamento de que se trate y
contienen los objetivos y políticas, organigramas del departamento,
gráficas de flujo, análisis de puestos y reglamentación.
95.- DIFERENCIAS O SIMILITUD QUE TIENEN LOS
MANUALES ÍNTER DEPARTAMENTALES Y DEPARTAMENTALES.
Son similares en cuanto a su contenido a los departamentales, comprenden
todos los departamentos de la organización, describen los procedimientos y
la relaciones que abarcan dichos departamentos.
96.- ¿CÓMO SE LES LLAMA A LOS DIAGRAMAS DE
PROCEDIMIENTO Y DE FLUJO?
Flujoramas
97.- ¿CÓMO SE LES DEFINE?
Es la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos que
consta un procedimiento, simplificando el trabajo, la posibilidad de
adaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física,
eliminar demoras, una mejor distribución de la planta.
98.- DIVERSOS TIPOS DE DIAGRAMAS DE
PROCEDIMIENTOS
Gráfica de flujo de operaciones
Gráfica esquemáticas de flujo
Gráfica de ubicación de equipo
Gráfica de flujo de formas
99.- ¿QUÉ SE ANALIZA A TRAVÉS DE LA CARTA DE LA
DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES?
Los puestos que integran un departamento para lograr la división de
funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.
100.- ¿VENTAJAS DE ESTA CARTA DE DISTRIBUCIÓN?
- Definir la naturaleza de los trabajos y los departamentos que
corresponden,
- Eliminan la duplicidad e ineficiencia en el trabajo,
- Distribuye las cargas de trabajo de los distintos puestos,
- Delimita funciones evitando fugas de responsabilidad.
101.- ¿QUÉ ES UN ANÁLISIS DE PUESTO?
Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en
una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las
características, conocimientos, aptitudes, que debe poseer el personal que
lo desempeña.
102.- OBJETIVOS DE UN ANÁLISIS DE PUESTO
- Mejorar los sistemas de trabajo
- Delimitar funciones y responsabilidades
- Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
- Fundamentar programas de entrenamiento
- Mejorar la selección de personal
103.- ¿QUÉ CONTIENE UN ANÁLISIS DE PUESTO?
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Determinación técnica de lo que el trabajador debe
de hacer, definición breve y precisa del puesto, detalle de las
actividades que se realizan.
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: Requisitos que debe de tener el trabajador:
escolaridad, conocimientos, requisitos físicos, legales, personales, de
personalidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
104.- ¿QUÉ ES LA DIVISIÓN DEL TRABAJO?
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar
una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando
lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
105.- ¿QUÉ ES UNA DEPARTAMENTACIÓN?
Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas en base a su similitud.
106.- SECUENCIA A SEGUIR PARA UNA DEPARTAMENTACIÓN
1.- Lista de todas las funciones de la empresa
2.- Clasificación
3.- Agrupación por orden jerárquico
4.- Asignar actividades a cada una de las áreas o deptos.
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación
entre las funciones y los puestos.
6.- Establecer líneas de comunicación
7.- El tamaño, la existencia, y el tipo de organización de un depto.
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades
específicas de la empresa.
107.- ¿QUÉ ES JERARQUIZACIÓN?
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango
y/o grado de importancia.
108.- ¿QUÉ SON LOS NIVELES JERÁRQUICOS?
El conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que poseen, independientemente de la función que realicen.
109.- ¿CÓMO SE CARACTERIZA LA LÍNEA DE MANDO O AUTORIDAD?
Por la actividad decisional que está a manos de una sola persona, quien
toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando.
110.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA LÍNEA DE MANDO?
111.- ¿EN QUÉ CONSISTE LA AUTORIDAD FUNCIONAL?
De Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la
especialización de manera que cada hombre que trabaja en la empresa,
ejecuten el menor número de funciones.
112.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL?
113.- ¿QUÉ ES UNIDAD DE MANDO?
Un centro de autoridad y decisión, donde cada función debe de asignarse un
sólo jefe y que los subordinados no deberán de reportar a más de uno.
114.- ¿QUÉ ES AUTORIDAD?
Es el derecho que posee un individuo de guiar instrucciones que sus
subordinados deberán de acatar.
115.- ¿QUÉ ES DELEGACIÓN?
Concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Es la a asignación
a un subordinado de responsabilidad o autoridad para cumplir con un
objetivo, o realizar una tarea para obtener un resultado específico.
116.- ¿PARA QUE SE NECESITA LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA?
Para difundir, establecer y desarrollar los planes para lograr organizar
los recursos en la forma más eficaz y eficiente.
117.- ¿A QUÉ DEBE DE CORRESPONDER CADA GRADO DE RESPONSABILIDAD?
Al mismo grado de autoridad con que se cuente.
118.- ¿A QUÉ NOS AYUDA LA ARMONÍA Y LA SINCRONIZACIÓN DE LAS DIVERSAS
PARTES DE LA ORGANIZACIÓN?
En la integración de la empresa y su dirección hacia objetivos generales.
119.- ¿PORQUÉ ES CONVENIENTE TRAMOS DE CONTROL ESTRECHOS?
Porque facilitan el trabajo, existe mayor dominio en las actividades, en
la comunicación y existe una dirección y orientación.
120.- ¿A QUÉ SE REFIERE LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL Y VERTICAL?
La horizontal: Se da en los niveles jerárquicos semejantes y la vertical
fluye en un nivel administrativo superior a un inferior o viceversa.
121.- ¿PARA QUE NOS SIRVE LA COORDINACIÓN?
Para interrelacionar las áreas o actividades de la organización buscando
un equilibrio.
122.- PASOS DEL PROCESO DE DELEGACIÓN
1.- Asignación de deberes,
2.- Delegación de autoridad,
3.- Asignación de responsabilidad
4.- Creación de confiabilidad.
123.- ¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?
Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo
social.
124.- ¿QUÉ ES CENTRALIZACIÓN?
Sistema de organización en el que las decisiones más importantes las toman
los niveles más altos.
125.- ¿QUÉ PUEDE PASAR CON UN TRAMO DE CONTROL SATURADO O EXTENSO?
Se pierde comunicación, hay un exceso de personas, se pierde eficiencia en
las funciones, el jefe del tramo tendrá una
saturación de trabajo.
126.- ¿QUÉ ES DESCENTRALIZACIÓN?
Un sistema organizacional en el que parte de la autoridad direccional
descansa en los niveles bajos de la jerarquía.
127.- CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
En formal e informal y estas a su vez pueden ser vertical, horizontal,
verbal y escrita.
128.- ¿PORQUÉ DEBE EXISTIR EQUILIBRIO ENTRE RESPONSABILIDAD-AUTORIDAD?
Porque cuando se asignan determinados trabajos se espera una
responsabilidad y sería absurdo no conferir la autoridad necesaria para
poder llevarlo a cabo.
129.- PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA
Llevar a cabo el cambio de información entre la gente para que influya en
las decisiones que se tomen en cuenta en la empresa.
- Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, ed.
Limusa (Comprar)
- Administración, A. James Stoner Ed. Prentice Hall (Comprar)
- Lourdes Munch Galindo, "Fundamentos de
administración" Ed. Trillas (Comprar)
- Idalberto Chiavenato, "Introducción a la teoría
general de la administración" Ed. Mc Graw Hill (Comprar)
- Sergio Hernández y Rodríguez, " Introducción a la
administración" Ed. Mc. Graw Hill (Comprar)
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